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La piattaforma Jamio è dotata di una componente di Document Management con la quale implementa tutte le funzionalità di un Document Management System (DMS), permettendo di modellare oggetti come Documenti, Fascicoli, Volumi.
Grazie anche alle numerose funzionalità di Document Automation, Jamio permette di costruire ogni tipo di business case legato ai temi della gestione documentale, abilitando quindi la totale digitalizzazione dei flussi documentali.
Con Jamio è dunque possibile gestire il ciclo di vita, la versione e revisione, la classificazione ed indicizzazione, la fascicolazione, la protocollazione, gli accessi e permessi e la condivisione di un documento, le ricerche semplici e complesse. Inoltre, grazie alle componenti di Human Task Management e Process Management di Jamio, è possibile:
Ogni processo che prevede la creazione, la modifica, l'archiviazione, la condivisione e distribuzione di documenti può beneficiare di una gestione documentale efficace e automatizzata, che permetta di ridurre gli errori, i tempi e i costi associati alla gestione manuale dei documenti. Ecco alcuni esempi di processi documentali modellabili con l'approccio no-code di Jamio:
Processi di acquisto o di fornitura - Prevedono la gestione del ciclo di vita di un ordine: modelli, sottoscrizioni, richieste di preventivo, contratti, valutazione dei fornitori etc;
Processi di gestione del personale - Riguardano la gestione di un contratto di lavoro: contrattazione, firma, distribuzione buste paga, richieste di ferie e permessi, creazione e distribuzione documenti di sicurezza sul lavoro e formazione, etc;
Processi di gestione della qualità - Prevedono la gestione del ciclo di vita dei documenti relativi alla qualità dell'azienda, come i manuali di qualità, le procedure operative standard, i report di audit, le relazioni di non conformità, le azioni correttive e preventive etc;
Processi di gestione dei progetti - Si occupano della gestitone del ciclo di vita dei documenti relativi alla pianificazione, all'esecuzione e al monitoraggio dei progetti dell'azienda, con documentazioni di consegna, report di rischio, controllo delle scadenze e degli stati;
Processi di assistenza tecnica - Vengono gestiti i documenti relativi all'assistenza tecnica fornita ai clienti dell'azienda, come i rapporti di intervento, le schede di intervento, di valutazione del cliente e i documenti relativi alle garanzie e ai contratti di manutenzione;
e tanti altri.....
Una Documento in Jamio non è un semplice file, ma una struttura più completa, personalizzabile con specifici metadati, che può contenere oltre ai file anche relazioni con altri documenti o form presenti in piattaforma (ad esempio un contratto con un listino, o il regolamento della Privacy) o risorse esterne (es. un link a un sito web). È possibile inoltre creare legami tra documenti o versioni di documenti diversi, garantendo l'accesso alla versione più aggiornata o a quella scelta in fase di elaborazione del documento.
Un tipico esempio di Documento è un modello contrattuale costituito da più allegati, ogni allegato ha un proprio ciclo di vita, il tutto viene assemblato in un unico Documento sottoposto a versionamento complessivo.
Nel suo ciclo di vita un documento Jamio può essere: Creato, Letto, Messo in modifica, Pubblicato, Eliminato; sono gestiti ulteriori elementi rispetto alla basilare modalità CRUD (create, read, update, e delete).
Jamio permette di aggregare documenti in Fascicoli, che non vanno considerati come semplici cartelle di raccolta, ma come entità di business con un ciclo di vita e metadati specifici. I Fascicoli possono contenere documenti relativi ad una stessa transazione o area tematica e possono essere organizzati in una struttura gerarchica navigabile. Inoltre, i Fascicoli possono contenere altri Fascicoli, consentendo un'ulteriore livello di organizzazione. Grazie a Jamio, è possibile creare, chiudere, riaprire, spostare ed eliminare Fascicoli e i relativi documenti in modo efficiente e semplice.
In Jamio è possibile definire in design time le autorizzazioni per l’accesso ai documenti ed alle liste, attraverso schemi autorizzativi. Gli schemi di autorizzazione definiscono liste di controllo degli accessi (ACL) sulle varie entità che specificano quali utenti possono utilizzarle e quali operazioni possono eseguire su di essa. A questi possono essere associati permessi aggiuntivi, denominati scenari autorizzativi e liste di distribuzione.
Le ACL possono essere assegnate a diversi elementi dell’organizzazione. Si può quindi definire in fase di progettazione quale ufficio, ruolo, gruppo è autorizzato a gestire le funzionalità CRUD di un documento modellato, ma anche definire tali permission sul singolo documento in fase di run time, per esempio, questo documento lo vede il capo di colui che lo ha creato.