Per Rapid Prototyping, nell’ambito dello sviluppo software, si intende quella pratica che permette di creare rapidamente prototipi funzionali di un’applicazione con scopi più diversi che possono andare dal testare delle idee e/o ipotesi, al raccogliere feedback dagli utenti finanche a validare i reali requisiti della soluzione che si sta progettando.
Il Rapid Prototyping sta recentemente incontrando un nuovo alleato: l’approccio no-code. E quando si fa uso di Rapid Prototyping con una piattafroma di sviluppo applicativo no-code di classe enterprise ecco che si apre un nuovo ed interessante scenario business da esplorare. Infatti quelli che sono prototipi funzionali realizzati con Rapid Prototyping possano diventare, grazie al no-code, prototipi funzionanti. Prototipi che possono anche andare in produzione AS IS salvo poi essere raffinati in successivi tuning. È facile pensare che, con questo approccio, le aziende che cercano di essere sempre più agili, efficienti ed innovative possono trovare una risposta soddisfacente.
Proviamo a fare un esempio del valore che si nasconde dietro questa possibilità.
Sappiamo che quando si deve realizzare una nuova soluzione software la parte più delicata, a volte anche la più costosa, è quella dall’analisi, raccolta, condivisione e validazione dei requisiti. In un approccio tradizionale il deliverable prodotto dagli analisti è un documento di user requirements che, condiviso con i vari stakeholders, deve essere da essi validato.
Proviamo allora ad immaginare cosa accadrebbe se i nostri stakeholders invece che un documento da studiare avessero direttamente un prototipo da usare e validare!
Va anche considerato che distribuire una soluzione ai Key User realizzata con il Rapid Prototyping no-code è poco più dispendioso rispetto a realizzare un documento di analisi dei requisiti. Ma certamente per i Key Users è enormemente più semplice, intuitivo, veloce e gradevole validare i requisiti tramite un prototipo funzionante e non tramite la lettura di un documento. E non solo: la validazione dei requisiti da parte dei key users con una siffatta modalità riduce enormemente il rischio di incomprensione: il Key User è invitato, per validare, ad interagire con un requisito implementato e non con la sua sola descrizione a volta poco chiara e/o fonte di incomprensioni.
Appare dunque facile comprendere come questa alleanza di valore permette di ottenere:
- Accelerazione del Time-to-Market: si possono sviluppare e rilasciare applicazioni più rapidamente rispetto ai tradizionali approcci di sviluppo software;
- Maggiore Coinvolgimento degli Stakeholder: gli stakeholder possono essere coinvolti fin dall’inizio del processo di sviluppo, migliorando la comprensione dei requisiti e riducendo i rischi di malintesi;
- Maggiore Agilità: Il Rapid Prototyping e il no-code consentono quella iterazione rapida e flessibile che consente alle organizzazioni di adattarsi rapidamente ai cambiamenti di mercato e alle esigenze degli utenti;
- Riduzione dei Costi e delle Risorse: eliminando la necessità di sviluppo di codice personalizzato complesso, si possono ridurre i costi e le risorse necessarie per lo sviluppo di software.
Quali possono essere allora i migliori casi d’uso sui quali applicare il Rapid Prototyping no-code?
Un esempio può essere la realizzazione di processi di approvazione e workflow personalizzati laddove un’organizzazione utilizza un ERP per gestire i processi aziendali standard, ma ha bisogno di personalizzare i flussi di lavoro e i processi di approvazione per adattarsi alle esigenze specifiche del settore. Questo consente all’azienda di testare rapidamente senza dover effettuare modifiche dirette nell’ERP coinvolgendo gli stakeholder chiave nel processo decisionale fin dalle fasi iniziali.
I processi realizzati possono poi o andare in produzione AS IS oppure costituire l’analisi validata per la loro successiva implementazione nell’ERP.
Altro caso: supponiamo di avere una applicazione software esistente all’interno della quale si devono realizzare delle nuove funzionalità. Ebbene prima di partire con costose analisi, verifiche e sviluppi tradizionali la creazione di prototipi no-code di queste nuove funzionalità permette di testarle con gli utenti prima di procedere alla loro tradizionale e completa implementazione con un notevole risparmio in questo caso nella validazione requisiti e riduzione di eventuale re-working.
Un ulteriore esempio, molto tipico nelle start-up e/o nell’avvio di nuove iniziative in un’azienda consolidata: i processi a supporto del business model potrebbero non essere del tutto definiti o anche non esistere. Con il Rapid Prototyping no-code vi è la possibilità di impostarli, anche in una forma non del tutto raffinata ma che consente di lavorare e quindi di adattarli nel tempo assieme alla maturità che si sta pian piano definendo del processo.
E quindi prototipizzazione rapida ma anche continuo miglioramento, adattamento ed estrema personalizzazione sugli use case del cliente.
Ultimo caso d’uso degno di nota: Rapid Prototyping no-code nei progetti di ricerca: può essere estremamente vantaggioso e può contribuire in modo significativo al successo e alla produttività della ricerca stessa.
Abbiamo evidenziato come in taluni casi il risultato finale è poi esso stesso realizzato in no-code ma in tanti altri casi il no-code è uno strumento intermedio a supporto di un risultato finale che può anche essere poi realizzato con approccio tradizionale.
Ed in ogni caso il vantaggio dell’approccio è interessante e consiste in una moltitudine di punti:
- Esplorazione Rapida di Concetti e Ipotesi: Il Rapid Prototyping consente ai ricercatori di esplorare rapidamente nuove idee, concetti e ipotesi. Creare prototipi funzionali di dispositivi, sistemi o software consente ai ricercatori di testare le loro ipotesi in modo tangibile e di ottenere feedback tempestivo.
- Iterazione e Miglioramento Continuo: Grazie alla natura iterativa del Rapid Prototyping, i ricercatori possono rapidamente identificare i punti di forza e di debolezza dei loro prototipi e apportare modifiche in base ai risultati ottenuti. Questo permette un miglioramento continuo delle soluzioni proposte.
- Coinvolgimento degli Stakeholder: I prototipi funzionali possono essere utilizzati per coinvolgere gli stakeholder chiave, come altri ricercatori, finanziatori o potenziali utenti finali. Questo coinvolgimento precoce può aiutare a validare le idee e adattare i progetti di ricerca in base ai feedback ricevuti.
- Supporto alla Comunicazione e alla Presentazione dei Risultati: I prototipi funzionanti possono essere utilizzati per comunicare in modo efficace i risultati della ricerca ai vari stakeholder. Visualizzare e dimostrare i risultati concreti ottenuti attraverso prototipi può rendere più accessibile e comprensibile il lavoro di ricerca svolto.
- Esplorazione di Nuove Tecnologie e Metodologie: Il Rapid Prototyping no-code consente ai ricercatori di esplorare rapidamente nuove tecnologie, metodologie e approcci nel loro campo di studio. Questa flessibilità e agilità può essere particolarmente preziosa in campi di ricerca ad alta innovazione e rapida evoluzione tecnologica.
- Riduzione dei Rischi e dei Costi: testare le idee e le soluzioni con prototipi funzionali consente ai ricercatori di ridurre i rischi associati ai progetti di ricerca. Identificare problemi o limitazioni in una fase precoce del processo può aiutare a evitare costosi errori o fallimenti più avanti nel processo di ricerca.
Concludendo la tematica è certamente da prendere in considerazione per i numerosi vantaggi che porta ma non va trascurato che ci sono comunque anche delle sfide da affrontare.
Ad esempio, la complessità di alcune applicazioni più avanzate potrebbe non essere compatibile con l’approccio così come lo è la necessità improrogabile di integrare i prototipi con sistemi esistenti. Sicuramente la disciplina è in evoluzione e val la pena esplorare le tendenze future e le prospettive che si apriranno. E ci si comincia già ad interrogare sull’impatto dell’intelligenza artificiale e dell’automazione sulla progettazione e lo sviluppo di software fatto con il Rapid Prototyping no-code: ancora di più un invito a non farsi trovare impreparati.
Estendere i processi al di fuori della propria organizzazione. Terzo esempio: la gestione dei reclami
Abbiamo già introdotto il tema dei processi estesi o interaziendali, ovvero di quei processi che si estendono oltre i confini dell’organizzazione (magazine n° 43 e 45).
Questi processi, ricordiamo, possono includere la collaborazione e lo scambio di informazioni tra aziende o entità per creare valore per tutti i soggetti coinvolti. Li possiamo individuare per esempio nella gestione delle catene di approvvigionamento che coinvolge fornitori, ma anche nella gestione delle relazioni con i clienti, nelle partnership commerciali (con partner o agenti), nella collaborazione interaziendale, la logistica condivisa, il coordinamento di progetti tra organizzazioni diverse, o anche in alcune attività del Recruiting.
La gestione efficace di tali processi la si ottiene, utilizzando adeguati strumenti che consentano di governare e monitorare l’intero flusso di business, evitando una molteplicità di sistemi ed una ridondanza di informazioni.
Abbiamo raccontato, in precedenza, del caso d’uso di gestione preventivi e di gestione richieste clienti, oggi guarderemo al caso d’uso della gestione reclami dove gli attori esterni sono i clienti o intermediari che aprono reclami per conto dei clienti.
CASO 3 – Gestione reclami
Aree aziendali interessate: trasversale alle aree
Le esigenze organizzative
In un contesto aziendale manifatturiero, così come in altri settori, può capitare che un cliente debba presentare un reclamo. Questa situazione può verificarsi anche se la transazione non avviene direttamente, ma attraverso un intermediario come un agente o un rivenditore. In tal caso, tale figura può agire da facilitatore nell’apertura del reclamo, assumendosi l’onere di gestire questa attività, essendo in contatto diretto con il cliente e con il produttore.
Quando il reclamo raggiunge l’organizzazione, viene solitamente avviato un processo di gestione. Tale processo può variare leggermente da un’organizzazione all’altra, ma generalmente comprende i seguenti passaggi, ai quali si aggiunge quello iniziale di inoltro del reclamo:
- Inoltro del reclamo: il reclamo viene inviato solitamente via mail dal cliente/agente/rivenditore.
- Registrazione del reclamo: Il reclamo viene registrato dall’organizzazione, su un registro cartaceo o un sistema informatico, raccogliendo informazioni dettagliate sul reclamo stesso, come il nome del cliente e la natura del reclamo.
- Valutazione del reclamo: Il reclamo viene valutato. Durante questa fase, potrebbe essere necessario raccogliere ulteriori informazioni o anche riscontrare che non si tratta propriamente di un reclamo.
- Assegnazione del reclamo: Il reclamo viene assegnato all’area/persona dell’organizzazione che ha le competenze per gestirlo sulla base di criteri noti al validatore.
- Indagine: Viene avviata una procedura per identificare le cause del reclamo e trovare una soluzione appropriata. Questo può includere la comunicazione con chi ha avviato il reclamo e il coinvolgimento di altri aree o stakeholder all’interno dell’organizzazione anche per autorizzare un eventuale reso o rimborso.
- Risoluzione: viene comunicato via mail l’esito dell’indagine e la decisione presa dall’azienda.
Questo processo, sebbene abbastanza strutturato nei suoi passaggi, viene in molti casi gestito con strumenti di produttività individuale, quali mail e fogli Excel e vede l’operatore interfacciarsi all’occorrenza con i diversi sistemi aziendali sui quali sono raccolti documenti o dati specifici che è necessario consultare come: anagrafiche, ordini, fatture, documenti di trasporto, ecc.
In tale situazione il risultato finale di gestione del reso è comunque perseguito, ma con inefficienze e lungaggini che potrebbero generare insoddisfazione del cliente oltre che elevati costi di gestione, che delle volte superano di gran lunga il valore del bene che è oggetto di reclamo.
Sarebbe invece più opportuno conoscere e monitorare il costo di lavorazione di una richiesta ed arrivare, dopo un certo tempo di monitoraggio, ad efficientare il processo, individuando i casi in cui questo possa essere gestito in modo più snello, rapido, riducendone dunque le attività, i tempi ed i costi.
La soluzione
Provando a orchestrare questo processo end to and, dall’inserimento della richiesta alla comunicazione della risoluzione, con uno strumento di process automation no code come Jamio, un’organizzazione può beneficiare di una serie di vantaggi, tra cui un’efficienza operativa migliorata, una migliore soddisfazione del cliente, una maggiore visibilità e tracciabilità dei reclami, ottenendo una robusta base per il miglioramento continuo ed la riduzione dei costi.
Il flusso, pur non variando molto nella sua strutturazione, viene così efficientato:
- Inoltro del reclamo: il reclamo viene inviato attraverso un modulo predefinito e guidato. Opportune domande di prevalidazione, proposte dal sistema al richiedente, riducono i tempi di gestione successivi, finanche azzerandoli in taluni casi, con la chiusura automatica della segnalazione e la notifica via mail al richiedente.
- Valutazione del reclamo: Il reclamo viene valutato prima di proseguire con l’eventuale lavorazione. Si darà seguito alla registrazione del reclamo se ne sussistono i requisiti. Il validatore ha anche la facoltà di decidere se ridurre gli step di valutazione del reclamo portandolo subito a risoluzione.
- Registrazione del reclamo: Il reclamo viene registrato sul sistema informatico in modo semiautomatico, molte informazioni vengono prelevate dalla segnalazione e ricopiate dal sistema, altre vengono inserite dall’operatore.
- Assegnazione del reclamo: Il reclamo viene assegnato all’area/persona dell’organizzazione che ha le competenze per gestirlo in modo automatico, sulla base del canale di business e per tipologia di reclamo. Questo perché in fase di configurazione del sistema, possono essere mappati svariati flussi di lavorazione ed associati alle caratterizzazioni (tipo reclamo, canale di business, altro).
- Indagine: Il passaggio tra i vari attori, nella procedura per identificare le cause del reclamo e individuare una soluzione appropriata, avviene sempre in modo automatico sulla base del flusso predefinito.
- Risoluzione: viene comunicato in modo automatico l’esito dell’indagine e la decisione presa dall’azienda.
Inoltre, sistemi di alert e notifica informano gli attori. È anche possibile integrare gli ERP aziendali, al fine di rendere più facile l’accesso ad informazioni che risiedono su altri sistemi (le anagrafiche dei clienti o dei prodotti, le fatture, gli ordini, i DDT).
Vengono così demandate ad un sistema informatico tutte quelle attività umane che comportano una perdita di tempo e margini di errore, come la raccolta della richiesta e la compilazione del reclamo, l’invio delle e-mail, lo smistamento delle attività sulla base di regole predefinite, l’accesso diretto ad informazioni di diversi sistemi.
Inoltre, la partecipazione al processo da parte degli attori esterni, i clienti o gli intermediari, diventa attiva, poiché questi imputano in maniera guidata la loro richiesta, i dati non devono essere riscritti ed il sistema, in modo intelligente, può anche determinare la chiusura della richiesta evitando di coinvolgere un operatore. Viene altresì contenuto e corretto l’utilizzo anomalo della segnalazione di reclamo per avviare invece altre procedure, come la gestione resi.
Ecco di seguito un elenco dei punti di intervento:
- Centralizzazione dei reclami: Tutte le richieste dei clienti/agenti/rivenditori vengono raccolte in un sistema centralizzato suddivise per canali di business. Le richieste vengono inserite direttamente dai richiedenti in modo guidato. Questo aiuta a tenere traccia di tutte le richieste a ad evitare di ricopiare dati.
- Tracciamento degli stati: Su ogni reclamo viene gestito automaticamente uno stato di avanzamento, con possibilità di monitorare il processo di risoluzione. Ciò aiuta a mantenere i richiedenti e gli attori interni informati sullo stato delle richieste e migliora notevolmente l’immagine dell’organizzazione.
- Automatizzazione dei processi: Il sistema viene pre istruito per assegnare automaticamente i reclami in base alle loro caratteristiche, l’obiettivo a lungo termine, dopo un periodo di osservazione, potrebbe essere quello di gestire in modo completamente automatico quei reclami “standardizzati”.
- Gestione dei flussi abbreviati: Il sistema consente di bypassare tutti i vari step di processo sulla base di caratteristiche del reclamo, riducendo i tempi di risoluzione.
- Comunicazione con gli stakeholder: Un sistema di notifica automatica informa gli stakeholder sull’avanzamento delle richieste.
- Monitoraggio delle performance: Il sistema fornisce strumenti per monitorare le prestazioni nella gestione dei reclami, inclusi tempi di presa in carico e risoluzione, e ricavarne i relativi costi. Questi dati possono essere utilizzati per identificare aree di miglioramento e ottimizzare i processi.
- Reportistica e analisi: Un sistema di reportistica consente di analizzare le prestazioni del processo, identificare tendenze o principali problemi o aree di preoccupazione e prendere decisioni informate per migliorare l’efficienza complessiva.
- Integrazione con altri sistemi: Il sistema si integra con altri sistemi aziendali, per un rapido accesso alle informazioni a supporto della risoluzione del reclamo.
I vantaggi
- Tempi di go-live ridotti e rapidità e flessibilità della soluzione nell’adattarsi alla ottimizzazione del processo a seguito del monitoraggio, grazie al no-code
- Miglioramento dell’efficienza operativa
- Riduzione dei costi
- Riduzione dei tempi di risoluzione
- Miglioramento della soddisfazione degli stakeholder
- Tracciabilità e visibilità dello stato delle richieste
- Analisi dei dati e miglioramento continuo
- Centralizzazione delle informazioni in un unico sistema integrato, aperto anche ad utenti non appartenenti all’organizzazione
- Contenimento dell’utilizzo anomalo della segnalazione di reclamo
Documento Digitale: Jamio openwork tra gli sponsor del convegno organizzato da SOIEL International
“Documento Digitale” è un format organizzato da SOIEL International dedicato ai temi della dematerializzazione dei documenti e della gestione dei processi digitali.
L’evento di Milano, a cui prenderà parte anche Openwork in qualità di Sponsor, nella scorsa edizione ha registrato 254 professionisti iscritti e 108 presenti. Quest’anno si svolgerà presso il Talent Garden Calabiana il 16 Maggio 2024 (09:00 – 16:30) insieme a diversi relatori provenienti dal panorama ICT, fra cui Martin Arborea Sales & Marketing Director Openwork.
Al convegno racconteremo come l’approccio no-code di Jamio openwork consenta di realizzare soluzioni di gestione documentale e di processo, implicitamente compliance e sicure, senza scrivere codice di programmazione, ma attraverso linguaggi visivi e la modellazione di casi d’uso.
Per maggiori informazioni sul convegno di SOIEL International, visitare il seguente link:
https://www.soiel.it/eventi/documento-digitale-2024-mi/
Aggiornamento dei servizi Help Desk: quando e cosa cambia?
Con l’obiettivo di rendere sempre più performanti ed efficienti i servizi di richiesta di assistenza, Giovedì 4 aprile 2024 sarà effettuato l’aggiornamento del sistema di Help Desk della piattaforma Jamio openwork.
L’aggiornamento, che renderà l’Help Desk nuovamente attivo a partire dalle ore 09:00 di venerdì 5 aprile 2024, coinvolgerà solo una piccola parte della piattaforma, pertanto tutti gli altri servizi PaaS continueranno ad essere sempre disponibili indipendentemente dall’aggiornamento in oggetto.
COSA C’È DI NUOVO?
Rapidità per l’apertura di un ticket
Ora si inseriscono meno informazioni per l’apertura di un ticket, accelerando così il processo di invio di una richiesta di assistenza
Più visibilità agli aggiornamenti delle lavorazioni
Con le comunicazioni a portata di mano diventa più facile seguire gli aggiornamenti dei ticket aperti
Miglioramento dell’esperienza utente
La nuova interfaccia grafica consente maggiore rapidità nella lettura e nella compilazione delle informazioni, nonchè una migliore esperienza d’uso per la gestione dei ticket
