MAGAZINE N.43 | Formare Citizen Developer: Jamio protagonista nello Short Master all’Università di Torino

PREMESSA

Molti processi di business delle organizzazioni sono processi estesi o interaziendali, ovvero si estendono oltre i confini dell’organizzazione.

Questi processi possono includere la collaborazione e lo scambio di informazioni tra aziende o entità per creare valore per tutti i soggetti coinvolti. Li possiamo individuare per esempio nella gestione delle catene di approvvigionamento che coinvolge fornitori, ma anche nella gestione delle relazioni con i clienti, nelle partnership commerciali (con partner o agenti), nella collaborazione interaziendale, la logistica condivisa, il coordinamento di progetti tra organizzazioni diverse, o anche in alcune attività del Recruiting.

Non sempre si ha piena consapevolezza di gestire un processo esteso nella propria organizzazione e può accadere che, qualora ci si proponga di efficientare il processo con il supporto di strumenti informatici, spingendosi fino alla digitalizzazione dello stesso, si tenda ad escludere il pezzo di flusso che coinvolge le entità o le organizzazioni esterne. Comunque, anche se ciò non accadesse, questo rappresenta un punto nevralgico della gestione.

La gestione efficace di tali processi la si ottiene, invece, proprio utilizzando adeguati strumenti che consentano di governare e monitorare l’intero flusso, evitando una molteplicità di sistemi ed una ridondanza di informazioni.  E di guadagnare efficienza esternalizzando attività che altrimenti sarebbero eseguite all’interno.

In questo numero cerchiamo di scoprire come, guardando il caso d’uso della Gestione dei Preventivi di interesse in ambito supply chain – approvvigionamento.

LE ESIGENZE ORGANIZZATIVE

Supponiamo di essere in un cantiere edile ed in questo ambito, così come in tanti altri contesti, il processo di approvvigionamento dei materiali richiede una pianificazione attenta, una gestione diligente e una comunicazione efficace con i fornitori al fine di garantire il successo del progetto edilizio. L’esigenza è quella di gestire la fase iniziale di questo processo che è quella di valutazione dei fornitori.

Definiti i materiali di cui è necessario approvvigionarsi, l’ufficio acquisti di una organizzazione ha necessità di chiedere un preventivo per la stessa fornitura ad N potenziali fornitori, domandando a ciascuno sia il preventivo che altre informazioni, per effettuarne una corretta valutazione.

Il modo più semplice e comunemente usato per gestire questo processo è il seguente, ove le attività sono tutte in carico ad un operatore dell’ufficio acquisti che:

1) definisce la lista dei materiali in una tabella excel;

2) compone in word o altro strumento una lettera di richiesta di offerta nella quale inserisce i dettagli della fornitura richiesta;

3) compone una mail generica allegando la richiesta e la invia N volte ai vari destinatari o utilizza il CCN;

4) attende che gli N destinatari rispondano via e-mail;

5) raccoglie le singole risposte, man mano che arrivano, in una cartella;

6) analizza tutte le risposte;

7) aggrega in una tabella comparativa con le informazioni ottenute.

Tale flusso si avvale di strumenti di produttività individuale come word, e-mail ed excel che, pur supportando l’operatore, lo lasciano comunque owner di tutto.

I fornitori partecipano indirettamente al flusso, ma sono autonomi nella loro operatività e le informazioni da loro fornite necessitano di una successiva elaborazione. Ne deriva un grande dispendio di tempo e possibili errori.

LA SOLUZIONE

Provando a gestire questo flusso con uno strumento di process automation come Jamio, otteniamo invece la completa automazione end to end del processo, compresa la raccolta ed aggregazione delle risposte dai soggetti esterni con notevoli vantaggi in termini di tempo e costi e non solo.

Il flusso precedentemente decritto diventa il seguente.

L’operatore dell’ufficio acquisti:

1) definisce la lista dei materiali in una scheda apposita nel sistema ed indica i destinatari selezionandoli da una anagrafica, sempre nella stessa scheda di interazione;

2) clicca su un pulsante per demandare al sistema tutto il resto delle attività.

Il sistema, in completa automazione:

3) autocompone la lettera di richiesta di offerta, personalizzata per ciascun fornitore;

4) crea un questionario per il fornitore, e ne predispone un link;

5) autocompone l’e-mail di accompagnamento, personalizzata per ciascun fornitore, inserendovi il link al questionario e allegando la lettera di richiesta offerta e la invia;

6) monitora la compilazione del questionario, raccoglie gli esiti e li riporta nella scheda della richiesta;

L’operatore dell’ufficio acquisti può così semplicemente ed unicamente:

7) consultare in tempo reale gli esiti e le informazioni raccolte, sempre nella stessa scheda di interazione.

È evidente che vengono così demandate ad un sistema informatico tutte quelle attività umane che comportano una perdita di tempo e margini di errore, come la compilazione della richiesta di offerta o della e-mail, partendo da template predefiniti o la raccolta ed aggregazione delle risposte.

Non solo, la partecipazione al processo da parte degli attori esterni, i fornitori, diventa attiva, poiché il fornitore imputa in maniera guidata le sue informazioni in un oggetto – il questionario- orchestrato dal sistema. Ciò consente di conoscere in tempo reale gli esiti direttamente nel sistema, peraltro senza la necessità di distribuire credenziali al fornitore.

I VANTAGGI

• riduzione dei tempi di gestione
• riduzione degli errori
• incremento della branding reputation nei confronti dei fornitori
• Condivisione immediata di Dati e Documenti
• Impiego degli operatori in attività a maggior valore aggiunto
• Efficienza organizzativa