Chi opera sul mercato non può trascurare oggi l’accelerazione generale dei ritmi che porta molte aziende a interrogarsi su come sfruttare le potenzialità offerte dal digitale per mantenere l’impresa efficiente e sempre competitiva.
Il livello di maturità digitale delle imprese è molto vario, tuttavia è sempre dietro l’angolo il rischio che l’investimento nel digitale si riduca alla mera acquisizione di strumenti, trascurando i passaggi culturali e organizzativi che sono, invece, di primaria importanza.
Ma cosa è il Digital Transformation Program di cui tanto si parla?
Con il termine transformation si intende il passaggio da una situazione AS IS a una TO BE reso possibile dall’introduzione del digitale, che consente di svolgere le attività tradizionali in un nuovo modo; in una sola parola, di innovare.
La parola program fa intuire che questo passaggio debba essere pianificato nel tempo e studiato nel suo impatto organizzativo perché si possano cogliere appieno le potenzialità del percorso.
In questo program è necessario tenere sempre in considerazione gli investimenti già messi in campo e gli impatti organizzativi di quelli nuovi, poiché per ottenere benefici tangibili occorre integrare i due asset valorizzando i sistemi esistenti senza stravolgere l’organizzazione.
È questo il motivo per cui in Openwork, già da un po’, parliamo di Innovation-Friendly, la trasformazione digitale rapida e sostenibile basata sull’inserimento di una tecnologia cloud di Business Process Management nell’organizzazione.
In che cosa si differenzia questo approccio? In primis non stravolge l’organizzazione dell’azienda ma riesce a integrarsi con la dotazione tecnologica esistente e a supportare i processi svolti dalle differenti figure professionali, a cominciare dai business manager. L’approccio Innovation-Friendly non si impone come una rivoluzione digitale, ma si traduce nell’introduzione di una tecnologia che integra l’ERP esistente, consente la gestione dei processi che coinvolgono i business manager e valorizza gli strumenti di produttività individuale già in uso.
Inoltre l’integrazione poco traumatica nell’organizzazione tiene conto del patrimonio più importante per ogni impresa: le persone, le quali non vengono travolte dalle nuove tecnologie introdotte, ma continuano a operare con strumenti e modalità familiari, integrati nei nuovi e più razionali processi. Grazie a questa modalità di integrazione, i benefici sull’organizzazione sono percepibili da subito nel lavoro di tutti i giorni, nella gestione delle operazioni e nel controllo dei processi.
È quanto successo alle organizzazioni che hanno scelto l’approccio Innovation-Friendly della piattaforma in cloud di BPM Jamio openwork per affrontare esigenze specifiche o particolari fasi aziendali: è il caso di Cassa Nazionale Forense, Dedalus, Duferco Energia, Ferretti Group, Gruppo Casillo, per citare solo alcuni degli ultimi utilizzatori.
Continuateci a seguire nel nostro Magazine, avremo modo di trattare nel dettaglio il legame tra “valore per il cliente” ed “approccio friendly” alla innovazione introdotta.
Editoriale a cura di:
Martin Arborea – Sales & Marketig Director Openwork
APERTI PER FERIE: l’assistenza sulla piattaforma Jamio non va in vacanza
Openwork e Jamio si preparano al mare e alla tintarella aprendo per ferie. Il servizio di Customer Service non va in vacanza e resta operativo anche ad agosto per assicurare a clienti e partner l’assistenza di cui possono aver bisogno, sempre. Jamio openwork è la piattaforma pensata per aiutarti a gestire il tuo business nel modo più efficiente e produttivo in qualunque momento dell’anno.
“COLLABORARE”: ecco la piattaforma di un laboratorio di moda distribuito
Il BPM entra nel mondo della moda grazie al progetto “Collaborare” sviluppato in Ametlab, un laboratorio di produzione di abbigliamento fondato nel 2014 che ha deciso di coinvolgere altre aziende del settore in un nuovo modo di concepire la filiera del fashion.
Con un approccio Innovation-Friendly, Ametlab sta riorganizzando i suoi processi per migliorare la gestione delle commesse, strutturare l’organizzazione della rete dei laboratori aderenti al progetto, regolare la logistica dei magazzini e convogliare tutti gli attori, fornitori e clienti inclusi, su un’unica piattaforma web per gestire al meglio i flussi degli ordini. L’ambizione del progetto non si conclude qui: è già stata ideata, infatti, una seconda fase che riguarderà i processi di consulenza stilistica e la realizzazione di modelli digitali e prototipi, anch’essi fatti confluire sulla piattaforma per garantirne una gestione sicura, semplice e innovativa.
Le numerose fasi operative legate al flusso operativo che va dall’analisi dell’ordine del cliente, alla determinazione del fabbisogno, all’assegnazione della commessa ai fornitori, alla produzione industriale dei capi e alla chiusura dell’ordine, costituiscono la soluzione realizzata sulla piattaforma di BPM abilitando un’innovativa gestione dei processi. La soluzione, realizzata sulla piattaforma Jamio openwork, permette infatti di rispondere a specifici bisogni:
- Agevolare la collaborazione tra tutti gli attori della filiera della moda che aderiscono al progetto per accrescere il volume di affari e limitare i periodi di bassa produzione;
- ingegnerizzare e ottimizzare i processi produttivi e di pianificazione delle attività;
- semplificare e velocizzare i processi di acquisto e vendita del prodotto manifatturiero.
L’intero flusso operativo e gli attori coinvolti: collaboratori, fornitori, professionalità, procedure approvvigionamenti e produzione trova sulla piattaforma in cloud il posto ideale per essere ottimizzato e ospitato interamente, a cominciare dalla ricezione dell’ordine per concludersi con la chiusura della commessa.
Una soluzione innovativa per l’idea sfidante sulla quale si basa la rete della moda promossa da Ametlab: su un’unica piattaforma diventano immediatamente disponibili tutte le informazioni legate al percorso produttivo, con possibilità di mantenere il controllo delle tempistiche, assicurare un’ottimale suddivisione dei compiti, dei carichi di lavoro e delle regole di ingaggio. Inoltre permette di misurare le performance della rete capace di proporsi in maniera competitiva sul mercato.
Una “modulable and re-modulable enterprise” che è stato possibile realizzare per la prima volta grazie a un’intuizione imprenditoriale visionaria e all’affidabilità e duttilità della piattaforma Jamio.
Quel problema di IT Governance chiamato PEC
Già da tempo le organizzazioni più grandi e strutturate hanno compreso che la gestione della PEC non può essere affrontata in maniera “amatoriale” basandosi su Webmail e client standard di posta elettronica.
Il motivo sta nella peculiarità delle conversazioni affidate alla PEC. Le interlocuzioni informali via email, di solito, presentano bassi rischi legati alla perdita di informazioni, anche perché c’è sempre almeno uno degli interlocutori che ha interesse a sollecitare una risposta. Quelle formali via PEC, invece, a volte contengono informazioni di carattere perentorio che, in caso di mancata risposta e/o mancata attivazione di adeguate procedure di gestione, possono portare a danni economici anche rilevanti per l’organizzazione.
In definitiva, se ci si può “permettere” di non dare seguito a una email, non è detto che ci si possa “permettere” di non dare seguito a una PEC.
L’uso di webmail e/o client di posta non è utile, quindi, a garantire la gestione ottimale della PEC ed espone le organizzazioni a rischi operativi non trascurabili: per questo realtà pubbliche e private cercano sempre più spesso soluzioni professionali, possibilmente di classe “Enterprise”, per gestire il problema.
Sul mercato sono disponibili diverse soluzioni verticali, alcune delle quali sono, in pratica, client dedicati e più evoluti di quelli standard pensati specificatamente per gestire messaggi PEC.
Diverso è invece l’approccio applicativo che si può ottenere con una piattaforma cloud di Business Process Management. Una scelta che si traduce in evidenti vantaggi per gli utilizzatori che vogliamo spiegarvi.
Dietro un messaggio PEC ci sono un processo organizzativo complesso, la gestione di flussi informativi e documentali, i componenti di un’organizzazione coinvolti in un lavoro e l’eventualità di dover integrare altri sistemi: aspetti che una piattaforma BPM può affrontare efficacemente riducendo i rischi operativi ed economici legati a un uso inappropriato della PEC.
Orchestrando questi servizi tramite il BPM, è possibile separare l’organizzazione dalle caselle PEC, aspetto fondamentale nelle organizzazioni più numerose. In presenza, infatti, di decine o centinaia di operatori e più caselle da gestire, è possibile realizzare soluzioni in grado di risolvere questo problema di IT Governance e superare tutti i limiti che i tradizionali sistemi di gestione della PEC non riescono a ovviare:
- Spazio della casella limitato;
- Dispersione dei dati tra PC e operatori;
- Nessuna gestione centralizzata dello smistamento;
- Nessuna gestione controllata di tempi e scadenze;
- Presidio dell’IT complicato;
- Invio massivo impraticabile;
- Presa in carico di messaggi non controllata;
- Difficoltosa ricognizione delle ricevute.
Trattandosi di una problematica tutta italiana, sono davvero poche le piattaforme di BPM che dispongono di servizi dedicati alla gestione delle caselle e dei messaggi pec, tali da consentire di realizzare soluzioni di questo tipo, una tra questa è Jamio Openwork.
Openwork, introducendo nella propria piattaforma tali servizi dedicati alla gestione di caselle e messaggi PEC, ha risolto tutte queste problematiche, consentendo di realizzare soluzioni che permettono:
- Un’attivazione in tempi brevissimi grazie alla potenza del cloud e all’alta configurabilità della soluzione standard;
- Di semplificare la governance IT;
- La riduzione dei rischi operativi ed economici;
- Di introdurre una piattaforma che può essere “sfruttata” sia in verticale per rendere sempre più personalizzata la soluzione in funzione delle specifiche esigenze (grazie alla disponibilità di Jamio openwork in formato sorgente), che in orizzontale per sviluppare tante altre soluzioni di BPM sulla stessa piattaforma.
Ecco perché numerose realtà, pubbliche e private, hanno già adottato la piattaforma di BPM Jamio openwork per la gestione della PEC mentre altre lo stanno facendo una volta verificata la rispondenza della nostra soluzione alle specifiche esigenze organizzative e la sua economicità rispetto ad altre soluzioni verticali.
Openwork e Politecnico di Bari insieme per un Competence Center sul Business Process Management
Sono molte le organizzazioni che gestiscono le proprie attività in maniera non integrata e con scarsa attenzione ai processi nella loro interezza. E questo può avere impatti negativi sulle performance.
Con l’intento di avvicinare il mondo delle organizzazioni alla cultura “per processi”, Openwork e il Politecnico di Bari hanno costituito un centro specializzato che studia e diffonde conoscenza sulle modalità per migliorare i processi aziendali, prospettando soluzioni sostenibili in termini sociali, ambientali ed economici. È il Centro di Competenza sul Business Process Management (BPM) che, oltre a diffondere sul territorio la conoscenza su processi e BPM, vuole creare figure professionali specializzate su questi temi, in un esempio virtuoso di collaborazione fra il mondo delle imprese e quello accademico.
Per questo, i project work, i tirocini formativi e le tesi di laurea svolte in azienda su questi temi costituiscono una formidabile opportunità di trasferimento tecnologico nelle due direzioni, da e verso l’università. Si tratta, infatti, di una grande opportunità per gli studenti che imparano ad applicare i concetti teorici appresi nel corso dei loro studi e hanno modo di confrontarsi con le realtà operanti sul territorio. Una grande opportunità per le organizzazioni pubbliche e private che ospitano gli studenti e che, grazie alla sperimentazione diretta, hanno modo di comprendere l’enorme potenziale che l’adozione di una visione per processi può apportare.
Si tratta, infine, di una grande opportunità per i docenti che in questo modo possono confrontarsi con il tessuto imprenditoriale locale e attivare processi di crescita reciproca: affiancando alla visione accademica anche quella aziendale diventa più agevole creare figure professionali preparate e pronte a entrare nel mondo del lavoro.
Inoltre, il Centro di Competenza promuove attività di ricerca, in particolare approfondendo tre temi:
- BPM reachness, ossia metodi e soluzioni di BPM capaci di servire non più solo singole e ben definite organizzazioni, ma reti di organizzazioni e di persone dai confini labili e mutevoli, adattandosi e integrandosi, in funzione del contesto e in maniera agile, con soluzioni già utilizzate dai membri delle reti;
- BPM richness, ossia metodi e soluzioni che possano affiancare al tradizionale approccio problem-driven, tipico del BPM, quello opportunity-driven, legato all’esplorazione di nuove opportunità e alla gestione innovativa dei processi, così da trasformare opportunità e visioni in nuovi processi. È quanto può accadere approfondendo gli ambiti dei social media, dei big data, dei temi della Industry 4.0, dell’Internet of Things o del Sustainable Business Process Managament;
- Case Management, cioè metodi e soluzioni per la gestione di processi knowledge and coordination intensive che si sviluppano in un ambiente unpredictable.
Un progetto ambizioso e innovativo, diventato realtà grazie al prezioso contributo di Openwork e dei docenti del Politecnico di Bari.
Barbara Scozzi
Prof. Associato Politecnico di Bari e Responsabile Centro di competenza sul BPM
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