4 CASI D’USO
La crescente mole di documenti, pratiche burocratiche e aziendali, rendono da sempre annoso e problematico per una impresa il tema della gestione documentale. In questo contesto già arduo, le ultime leggi in tema di digitalizzazione e fatturazione elettronica pongono le aziende davanti a una opportunità di innovazione. Ma non tutte le scelte vanno nella giusta direzione, molto spesso una gestione documentale classica non è sufficientemente in grado di soddisfare tutte le esigenze di una azienda. E’ in questo ambito che occorre una flessibilità maggiore garantita solo dalle opportunità di integrazione tra gestione documentale e gli approcci di un software di Business Process Management (BPM) come Jamio Openwork.
Il tutto consentendo l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e garantendo la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma.
Ma qual è il vantaggio di una gestione documentale con approccio BPM rispetto ai comuni software verticali? Eccone alcuni:
- Riduzione dei costi di gestione e snellimento dei processi interni;
- Approccio collaborativo con possibilità di supervisionare, approvare, delegare documenti in lavorazione;
- Gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti, dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla predisposizione alla conservazione a norma;
- Riduzione dei tempi di esecuzione tramite lavorazioni in parallelo;
- Possibilità di coordinamento, anche automatico tramite processo;
- Integrazione a pieno in un meccanismo di business aziendale;
- Monitoraggio in tempo reale;
- Facilità ed immediatezza nel customizzare la soluzione in base alle
esigenze delle aziende (con approccio model driven, no-code); - Facilità di integrazione con sistemi legacy & ERP.
CASI D’USO
1.RISPOSTA AD UN CAPITOLATO DI GARA
Il caso prevede la risposta ad un capitolato di gara, un tender, un’offerta complessa, un progetto europeo, un progetto generico.
Alla elaborazione del documento (o dei documenti) contribuiscono responsabili, operatori di diverse organizzazioni e/o di diverse aree organizzative di una stessa organizzazione.
La soluzione BPM consente di:
- Orchestrare la pratica con tempi e ruoli stabiliti;
- Tener traccia delle singole sorgenti e del documento finale;
- Uniformare in automatico la formattazione del documento
(con stesse intestazioni, numero di pagina, indici aggiornati
etc).
2.STIPULA DI UN CONTRATTO
Deve essere stipulato un nuovo contratto.
Il contratto porta con sé una serie di informazioni gestite in documenti autonomi, di cui alcuni generici e altri dipendenti dallo specifico contratto.
La soluzione BPM consente di:
- Autocompilare il contratto con clausole preconfigurate;
- Governare in automatico il processo di revisione e
approvazione del contratto; - Gestire la formattazione del documento finale in automatico;
- Governare il processo di firma finale da parte dei contraenti.
3.GESTIONE POLICY AZIENDALE
La gestione di dati e comunicazioni nell’ambito dei rapporti di lavoro è una questione annosa e all’ordine del giorno, specie in aziende con un organigramma complesso, in quanto necessitano di continue e costanti revisioni.
La soluzione BPM consente di:
- Tener traccia del versionamento dei singoli documenti;
- Attivare processi di pubblicazione e comunicazioni
automatiche; - Gestire l’accesso alle risorse documentali e le comunicazioni
in base a ruoli e permessi; - Governare in automatico il processo di revisione e
approvazione di regolamenti e norme.
4.GESTIONE PRIVACY SECONDO GDPR
La recente revisione normativa induce le aziende a nuovi
importanti adeguamenti come ad esempio:
- Mantenere sotto controllo i documenti firmati;
- Gestire le scadenze;
- Gestire un gran numero di utenti che firmano gli atti di nomina;
- Permettere l’accesso al soggetto interessato per poter cambiare
le proprie impostazioni sul consenso privacy e le proprie info
anagrafiche etc.
La soluzione BPM consente di:
- Gestire modelli per informativa e consensi privacy;
- Creare in automatico atti di nomina responsabili;
- Abilitare a consenso informato;
- Redigere in automatico un registro trattamenti;
- Gestire in modo semplificato la creazione di documenti partendo
da modelli.
E tanto altro…
LA NUOVA FILIERA DEL FASHION 4.0
Il settore tessile e della moda Italiano è uno degli anelli più prestanti del mercato nazionale, al quarto posto mondiale per esportazioni dopo Cina, Germania e Giappone (elaborazioni ACIMIT su dati International Trade Centre). Tuttavia in questo settore del mercato così ampio e importante si è ancora abbastanza indietro in Italia per quanto riguarda l’innovazione tecnologica e dei processi di business.
Le nuove tendenze della domanda, ben sintetizzate dal fenomeno del fast fashion e caratterizzate dalla rapidità del time to market, richiedono processi produttivi altrettanto veloci e in grado di dare una risposta immediata alle esigenze dei consumatori.
Ma è possibile entrare nell’industria 4.0 anche per un settore così analogico come l’ambito del Fashion?
É in risposta a questa domanda e a una forte esigenza di mercato che quattro partner, combinando il loro know-how nei propri settori, hanno pensato ad una soluzione per l’industria del fashion italiana e non:
Rossorame, noto brand che veste celebrities, Calceviva azienda di consulenza del Fashion Design, Ametlab laboratorio di produzione e Openwork, che da decenni fornisce piattaforme atte all’innovazione tecnologica via Cloud.
Le conoscenze combinate di queste realtà hanno creato una piattaforma cloud capace di mantenere collegati in un unico processo collaborativo la grande filiera tessile composta dai clienti che commissionano modelli, aziende produttrici e fornitori tessili.
I vantaggi immediati e facilmente percepibili da tutti gli attori della filiera sono:
- Integrazione di più aziende esterne, ciascuna coi propri sistemi informatici;
- Ricezione tempestiva di informazioni;
- Performance potenziata;
- Maggior trasparenza ed efficienza;
- Monitoraggio, regolazione ed organizzazione di tutti i processi (Produttivi, Amministrativi etc…);
- Misurazione delle performance del management.
Tutto ciò è stato possibile solo tramite le tecnologie di BPM della piattaforma Jamio Openwork.
La sfida dell’industria 4.0 è iniziata, adesso tocca anche al settore del tessile.
VOUCHER DA 40 MILA € PER GLI INNOVATION MANAGER
La rivoluzione digitale è in forte crescita, a spingere questa innovazione sono sicuramente anche gli incentivi crescenti in suo favore. Uno di questi ultimi riguarda incentivi per introdurre nelle aziende gli Innovation Manager al fine di studiare e attuare gli indispensabili progetti di digitalizzazione necessari per diventare Imprese 4.0.
Il provvedimento è contenuto nell’ultima legge di bilancio e prevede la presenza di voucher del valore massimo di 40 mila euro per coprire non oltre il 50% dei costi sostenuti nel 2019 e nel 2020 per la consulenza di un esterno al fine di “sostenere i processi di trasformazione tecnologica e digitale”.
Il Voucher arriva fino ad 80 mila euro in caso di reti di impresa. Il tutto è cumulabile con iniziative e aiuti privati in quanto rientra nel regime “de minimis”.
Il Ministero dello Sviluppo Economico stilerà entro marzo un elenco degli Innovation Manager, professionisti in possesso di determinati requisiti abilitati a tale ruolo.
Ancora una volta un’opportunità di innovazione da cogliere al volo per le imprese italiane.
UN MINUTO PER SPIEGARTI COME PUÒ CAMBIARE IL TUO LAVORO CON JAMIO
In un mercato in continua evoluzione è necessario che le tecnologie seguano le tue esigenze.
Ecco il video di Jamio.
