Editoriale a cura di:
Martin Arborea
Sales & Marketing Director
1 Gennaio 2019 – ogni fattura prodotta in un formato diverso dal XML e non inviata al Sistema Di Interscambio (SDI) verrà considerata NON EMESSA.
Una disposizione Europea recepita dal nostro Governo che ha richiesto di poter fare da capofila del cambiamento nel vecchio continente, per traghettare le imprese entro il 2020 verso il Mercato Unico Digitale Europeo.
Come già avvenuto nel 2014 per la Pubblica Amministrazione, si richiede ora alle imprese di provvedere alla così detta “Fatturazione Elettronica B2B”: un processo non solo normato, ma anche mediato da un sistema esterno all’organizzazione, lo SDI (realizzato e gestito da Sogei – Agenzia delle Entrate), che richiede il rispetto di determinati parametri perché la fattura sia ritenuta valida.
A tale adempimento normativo stanno cercando di dare seguito le oltre 6 milioni di partite iva di varia grandezza presenti in Italia, rivolgendosi, nella maggior parte dei casi, ai fornitori dei sistemi gestionali/ ERP già in uso presso le aziende per la fatturazione tradizionalmente intesa.
Se questo modus operandi può considerarsi corretto per imprese di dimensioni più piccole e organizzativamente più semplici, per le aziende più strutturate il passaggio non è altrettanto immediato. In questo tipo di organizzazioni la mole delle fatture emesse, ma soprattutto di quelle in arrivo, che comportano quindi un pagamento delle stesse, pone interrogativi e necessità che vanno al di là delle possibilità di un sistema verticale.
Qui entra in gioco il BPM. Non una semplice questione di emissione – trasmissione – ricezione convalida, ma molto di più.
DOV’È QUINDI IL VALORE AGGIUNTO DEL BPM NEL DIALOGO CON LO SDI?
Una fattura passiva per un’azienda costituisce un costo da sostenere. Cosa succederebbe quindi se una fattura proveniente da SDI contenesse degli errori, inerenti ad esempio l’importo della fattura? Prima ancora che questa fattura venga registrata nel sistema gestionale sarebbe opportuno effettuare una serie di controlli automatici e/o presidiati? È necessario quindi che il personale amministrativo presidi questi controlli, per evitare di accettare fatture errate? Esiste invece un sistema che possa operare in vece delle persone e ottimizzare i processi?
Questi ed altri quesiti similari, inerenti integrazione ed organizzazione dei sistemi, emergono quotidianamente dai confronti con referenti di grandi aziende che hanno già acquisito la consapevolezza delle limitazioni che può avere la gestione del nuovo sistema tramite ERP.
Una piattaforma di BPM con specifiche caratteristiche, ponendosi come interstrato tra gestionale e SDI, è l’unica possibile risposta! Ed è anche un’occasione per gestire un adempimento come un’opportunità per digitalizzare un processo ottimizzandone il presidio.
Vediamo in dettagli i possibili scenari ipotizzando, quale strumento di BPM, la tecnologia Jamio openwork.
FATTURAZIONE ATTIVA
Jamio dispone di servizi gestiti che si occupano di tutto lo strato di comunicazione verso SDI; tali servizi, realizzati con una tecnologia Event Driven, adottano un approccio di tipo push, riducendo la necessità di continui polling tra sistemi.
Inoltre, grazie alle sue componenti di natura organizzativa e documentale (con un approccio Resource Oriented), le implicazioni in ottica di miglioramento e digitalizzazione dei processi sono innumerevoli.
Molti ERP già integrano la possibilità di tradurre la fattura in formato XML (e pdf), altri invece richiedono l’acquisto di moduli integrativi per questa funzione.
Prodotto l’XML entra in campo Jamio openwork che, in comunicazione con l’ERP tramite web services e grazie ad una sua API accreditata presso SDI, gestisce la trasmissione a e da SDI, nonché gli eventi di ritorno per l’aggiornamento di stato su ERP.
Inoltre, a seconda che la fattura sia stata approvata o meno dal Sistema Di Interscambio Jamio può provvedere a:
- archiviarla nel proprio documentale per renderla disponibile ad un link alla risorsa ed aprirla in modalità SSO
- gestire processi organizzativi vari (inserimento della fattura in sistemi terzi, notifiche, distribuzioni, aggiunta di documenti e comunicazioni, …) in funzione delle esigenze del cliente;
- portarla in Conservazione Digitale a Norma
- comunicare ad ERP, ed eventualmente a specifici referenti, che la fattura non è stata recapitata al cliente indicandone il motivo
FATTURAZIONE PASSIVA
Il Sistema di Interscambio, validata una fattura proveniente da un fornitore, deve inviarla al cliente. Jamio si pone quindi in ascolto, rilevando l’arrivo di una fattura passiva da SDI e avviando il processo di ricezione fattura. Tale processo potrebbe portare all’accettazione o al rigetto della stessa, vediamo come.
Ricevuta la fattura, Jamio ha la capacità di verificare la correttezza dei dati inseriti, avviando un confronto con ERP per:
- verificare avvenuta fornitura
- associare ordine / fattura
- inviare comunicazioni al fornitore
- imputare a centri di costo
- avviare il ciclo di approvazione al pagamento
- distribuire la fattura a persone / sistemi di competenza
- registrare la fattura in ERP
- archiviare la fattura nel documentale con URL per ERP ed altri sistemi
- avviare la conservazione Digitale a Norma della fattura
- notificare a SDI l’avvenuta ricezione e accettazione/rigetto (con motivazioni)
Un sistema di BPM consente inoltre di orchestrare e uniformare il sistema di gestione delle fatture sia per le fatture elettroniche Italia che per le fatture Estero, mettendo a disposizione funzionalità di invio e ricezione multicanale.
In definitiva gli scenari proposti evidenziano come il disaccoppiamento tra SDI e sistema gestionale, mediante una piattaforma di BPM, permetta di trasformare un adempimento normativo in un beneficio organizzativo… specie nell’ottica del paradigma dell’Innovation Friendly.
UN MINUTO PER SPIEGARTI COME PUÒ CAMBIARE IL TUO LAVORO CON JAMIO
In un mercato in continua evoluzione è necessario che le tecnologie seguano le tue esigenze.
Ecco il video di Jamio.
OPENWORK RAFFORZA IL SUO CANALE DI VENDITA:
Il team in crescita con Andrea Cera
È Andrea Cera, ex Docflow e Microsoft, milanese di 54 anni, il nuovo key account manager che si occuperà della gestione dei grandi clienti finali (tra i più recenti utilizzatori della piattaforma anche Fincantieri, S.G.A., Duferco Energia e Ferretti Yacht) con i quali Openwork intende rafforzare sempre più la propria collaborazione affiancandoli nella trasformazione digitale dei loro processi.
Cera si inserisce nella squadra guidata dal ‘Sales Director’ Martin Arborea, che potrà così dedicarsi allo sviluppo della rete di Solution Developer e White Label Partner, interlocutori privilegiati nella strategia di Openwork.
