Torniamo a parlare del tema dei processi estesi, non per affezione, ma poiché è una tematica che raccoglie tantissimi casi di business degli ambiti più disparati.
Negli esempi già affrontati nei precedenti magazine abbiamo compreso come i processi estesi si estendono oltre i confini dell’organizzazione, possono includere la collaborazione e lo scambio di informazioni tra aziende o entità per creare valore per tutti i soggetti coinvolti e che la loro gestione efficace la si ottiene utilizzando adeguati strumenti che consentono di governare e monitorare l’intero flusso di business, evitando una molteplicità di sistemi.
Abbiamo raccontato dei casi d’uso di gestione reclami, gestione preventivi e gestione richieste clienti; oggi guarderemo al caso d’uso della gestione onboarding dove gli attori esterni sono i candidati, futuri dipendenti di un’organizzazione.
In questo caso, pur mantenendo diversi sistemi, ci occupiamo di interconnessione tra questi, con lo scopo non solo di eliminare una ridondanza di informazioni, ma anche di creare un percorso unico, flessibile ed usabile, che copra esigenze e funzionalità che i sistemi già adottati non coprono o coprono in maniera non propriamente compliance alle procedure ed esigenze aziendali in continua evoluzione. Alla estensione dei processi si aggiunge quindi “l’estensione” delle funzionalità dei sistemi aziendali già in uso.
CASO 4 – Gestione onboarding
Area Risorse Umane
Le esigenze organizzative
In contesti aziendali estremamente dinamici ove i flussi di assunzione del personale sono molto frequenti e copiosi è importante che le diverse operazioni vengano svolte con rapidità ed efficienza, con attenzione alle procedure ed alle normative ma anche grande cura del futuro dipendente. Questo non è tutto, il processo di reclutamento e selezione è un processo molto lungo che può prevedere la compartecipazione anche di owner diversi ed anche l’utilizzo di sistemi diversi. Può accadere che dalla selezione preliminare alla gestione in forza del candidato, i suoi dati passino su due, tre o anche più sistemi, spesso con un copia e incolla, o che alcune informazioni vengano chieste ripetutamente.
Per comprende a fondo l’esigenza, ripercorriamo velocemente il processo tipico di onboarding, collocandolo nell’intero flusso di recruiting e successiva gestione del personale in forze:
Dopo le fasi di ricerca dei candidati, spesso supportati da agenzie di reclutamento, screening, selezione e valutazione, si giunge alla fase di assunzione/onboarding, ove per ogni candidato è necessario:
- raccogliere dati e documenti utili a finalizzare il contratto di lavoro;
- redigere il contratto di lavoro;
- far sottoscrivere il contratto al futuro dipendente
- archiviare il contratto
- trasferire le informazioni al sistema di gestione HR
Terminata questa fase ci si deve preoccupare degli step successivi di orientamento e formazione, fornitura di asset (credenziali, dispositivi, mezzi) e di gestione ordinaria del dipendente:
- raccolta delle presenze;
- gestione ferie e permessi,
- elaborazione delle buste paga;
e tanto altro.
Per fare ciò, gran parte delle organizzazioni usa più sistemi software, non sempre è supportata in tutte le attività da sistemi verticali e adotta frequentemente mezzi di produttività individuale, come excel, mail, etc, svolgendo attività ripetitive e ridondanti. Talvolta demanda a consulenti esterni alcune attività.
Cosa accade dunque se si devono assumere e gestire 50, 100, 1000 e più persone contemporaneamente, con posizioni diverse, contratti diversi, RAL diverse, se siamo nella situazione sopra descritta?
I rischi che si corrono sono tanti:
- costi di assunzione elevati,
- riduzione della produttività e aumento degli errori operativi,
- esperienza negativa per i nuovi dipendenti con conseguente bassa soddisfazione e coinvolgimento,
- inefficienze e sprechi di tempo e risorse,
- rischi legali e problemi di conformità,
- processi disomogenei e difficoltà nel monitoraggio.
Questo un’azienda dinamica e competitiva non può permetterselo! Fluidità e la parola d’ordine……supportare la attività ripetitive e critiche con automatismi, coprire i buchi funzionali, interconnettere i sistemi, per assicurare uno scorrimento fluido del processo di reclutamento e gestione del personale con la massima efficacia e produttività.
LA SOLUZIONE
Provando a digitalizzare ed automatizzare il flusso di assunzione/onboarding, tra quelli più critici e meno supportati da software verticali flessibili, con una piattaforma di BPM come Jamio, dalla proposta di assunzione alla firma del contratto, otteniamo tangibili risultati.
Il flusso, pur non variando molto nella sua strutturazione, viene così efficientato:
- Caricamento massivo dei dati dei candidati dalla precedente fase di selezione e valutazione, in forma del tutto automatica;
- Richiesta automatica via emali ai candidati di dati ed informazioni necessarie alla formalizzazione del contratto;
- Compilazione dei dati ed upload dei documenti in un modulo web da parte del candidato in forma semplice e guidata;
- Raccolta dei dati in forma automatica nel sistema di onbording;
- Compilazione dei dati per la redazione del contratto da parte dell’HR con l’ausilio di dati precompilati e accesso a liste esterne;
- Redazione del contratto in forma automatica, con autocomposizione partendo da uno o più template personalizzati;
- Apposizione del Sigillo dell’organizzazione sul contratto, per garantirne la validità legale;
- Invio via e-mail al candidato del link al contratto in forma automatica, con autocomposizione partendo da uno o più template personalizzati;
- Firma elettronica avanzata sul contratto da parte del candidato;
- Archiviazione e a norma del contratto per garantirne la validità nel tempo;
- Invio dei dati al sistema gestionale per l’alimentazione del fascicolo dipendente.
Opportuni controlli bloccano il processo qualora il candidato non risponda nei tempi previsti.
Vengono così demandate ad un sistema informatico tutte quelle attività umane che comportano una perdita di tempo e margini di errore, come il caricamento dei dati anagrafici inziali, la redazione del contratto, l’invio delle e-mail, la raccolta della firma.
Inoltre, la partecipazione al processo da parte dei candidati, diventa attiva, poiché questi imputano in maniera guidata la loro informazioni, i dati non devono essere riscritti ed il sistema, li trasferisce a sua volta ad altro sistema.
Il sistema si interfaccia con il gestionale HR per la consultazione dei livelli e qualifiche contrattuali, centri di costo, etc…con l’obiettivo sempre di centralizzare le informazioni e non ridondare i dati.
I miglioramenti apportati, non solo riducono il tempo e le risorse necessarie per il processo di onboarding, ma migliorano anche l’esperienza dei nuovi assunti, favorendo una transizione più fluida e produttiva nell’organizzazione.
I VANTAGGI
- Tempi di go-live ridotti e rapidità e flessibilità della soluzione nell’adattarsi alle variazioni normative e procedurali
- Miglioramento dell’efficienza operativa grazie all’automazione delle attività ripetitive, alla riduzione del tempi di onboarding, alle integrazioni con gli altri sistemi.
- Accuratezza e Coerenza, grazie alla riduzione degli errori umani ed alla completa standardizzazione delle procedure
- Miglioramento dell’Esperienza del Dipendente
- Monitoraggio e Tracciabilità
- Conformità e Sicurezza
- Flessibilità e Scalabilità
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Cybersecurity in Sanità e PA: Jamio openwork qualificato da ACN per la gestione dei dati critici
La sicurezza dei dati e delle infrastrutture informatiche rappresenta un tema di grande rilevanza per tutte le organizzazioni, proteggere i sistemi da eventuali attacchi informatici è essenziale per preservare l’integrità e la continuità dei servizi erogati.
Un contesto che può diventare particolarmente critico se i soggetti dei possibili attacchi informatici diventano pubblica amministrazione e/o sistema sanitario, con conseguenze tanto prevedibili quanto potenzialmente devastanti. Infatti, l’interruzione dei servizi offerti da questi enti o la compromissione di dati anche sensibili, può arrecare gravi danni alla collettività, mettendo a rischio la sicurezza dei cittadini e la salute degli stessi.
Openwork, che da sempre ha investito sul tema, ha ottenuto un altro importante riconoscimento per la piattaforma cloud Jamio, già presente sul catalogo dell’agenzia per la cybersicurezza nazionale (ACN).
Il servizio SaaS di Jamio openwork, infatti, ha ricevuto ufficialmente da ACN la qualifica QC2. Questo significa che le soluzioni cloud Jamio sono idonee non solo alla gestione dei servizi ordinari, ma anche di quelli i Critici, la cui compromissione potrebbe determinare un pregiudizio al mantenimento di funzioni rilevanti per la società, la salute, la sicurezza e il benessere economico e sociale del paese.
Quali sono i livelli definiti da ACN?
Tre sono i livelli di classificazione del modello definito dall’Agenzia, basati sull’identificazione del livello di criticità dei servizi in base ai possibili effetti di una loro compromissione, in termini di disponibilità, confidenzialità e integrità:
Nel dettaglio:
• Strategici: servizi la cui compromissione può avere un impatto sulla sicurezza nazionale;
• Critici: servizi la cui compromissione può determinare un pregiudizio al mantenimento di funzioni rilevanti per la società, la salute, la sicurezza e il benessere economico e sociale del Paese;
• Ordinari: servizi la cui compromissione non provoca un pregiudizio per il benessere economico e sociale del Paese.
I servizi Critici comprendono servizi che trattano grandi moli di dati personali o sanitari, servizi essenziali di Operatori NIS erogati a livello locale, etc.
Usare Jamio è dunque sicuro sia per la Pubbliche amministrazioni che per la sanità che per una qualsiasi altra impresa che ha necessità di gestire dati e servizi di estrema rilevanza per il proprio business.
