Editoriale a cura di: Massimo Leone
Finance & Control Director Openwork
Nel mio lavoro di Finance & Control Director, a volte le imprese che seguo mi affidano la gestione delle certificazioni ISO, sulle quali negli anni ho potuto acquisire una certa esperienza. In particolare, mi viene spesso affidato l’incarico di seguire da vicino gli audit.; so bene che la cosa viene spesso vissuta con un certo senso di disagio da parte delle imprese: le persone coinvolte si agitano, perdono intere giornate nella ricerca e preparazione di documenti ed infine la giornata dell’audit viene interamente occupata per questo, con una importante perdita di produttività.
Avevo sempre considerato normale questa situazione, fino a quando non mi sono imbattuto in una esperienza diversa, che ho fatto per la prima volta tre anni fa.
Il CEO di una azienda mi affidò l’incarico di seguire da vicino l’audit per il rinnovo della ISO 9001. Ricordo di aver chiesto a diversi manager di fornirmi i documenti necessari, previsti da una procedura complessa e che coinvolgeva diverse aree dell’organizzazione. Sulla base delle precedenti esperienze mi ero rassegnato ad una sorta di via crucis. La prima sorpresa fu quella di ricevere i documenti in pochissimi minuti e tutti concordanti; ma la cosa più sorprendente fu che arrivarono anche informazioni molto precise sul processo e su tutti quei passaggi che la procedura prevede. Quella volta mi fu però evidente che non erano il frutto di una ricostruzione ex post ma di qualcosa che era avvenuto in itinere, ovvero mentre si lavorava in modo del tutto trasparente ed automatico. Una vera e propria benedizione per l’attività di audit, ed infatti il lavoro degli auditors andò avanti liscio come l’olio, svolto in poco tempo e ricevendo addirittura i complimenti. Cosa che poi si è sempre ripetuta in tutte le successive verifiche.
Ovviamente dopo la prima esperienza convocai i manager chiedendo: scusate ma come avete fatto? La risposta fu: noi da anni usiamo una piattaforma di Business Process Management a supporto di tutti i nostri processi aziendali!
Ne avevo sentito parlare, ma per me era sempre stata pura teoria. Vedendo il risultato mi misi a ricostruire e studiare: mi si era aperto un mondo, che aveva molto a che fare con la mia professione!
Se è vero che gli attuali scenari competitivi impongono alle imprese di perseguire obiettivi di efficienza nell’ambito di una gestione che deve risultare conforme agli standard internazionali di qualità (ISO 9001 ed ISO 14001 ad esempio), è anche vero che anche nelle aziende più strutturate spesso l’audit diventa un incubo che rischia di paralizzare l’attività per svariati giorni.
Avevo invece appena sperimentato che una piattaforma di Business Process Management (BPM) si rivela uno strumento essenziale per semplificare, organizzare e ottimizzare le attività di audit riducendo significativamente gli sforzi richiesti a tutta l’organizzazione per produrre informazioni e documenti.
Cos’è una piattaforma di Business Process Management?
Una piattaforma di Business Process Management (BPM) è un sistema software che consente di progettare, eseguire, monitorare e ottimizzare i processi aziendali. Le piattaforme BPM non solo digitalizzano i flussi di lavoro, ma offrono anche strumenti per gestire dati, documenti e comunicazioni, tutto all’interno di un’unica interfaccia. Grazie a queste capacità, le piattaforme BPM possono supportare le aziende in molte aree operative, inclusa evidentemente anche la gestione della qualità e delle attività di audit.
La gestione dell’audit per la certificazione di qualità
L’audit per la certificazione di qualità, come ad esempio ISO 9001, è un processo rigoroso che richiede il monitoraggio continuo, la raccolta di dati e la creazione di report dettagliati.
Occorre quindi organizzare e governare:
- Gestione della documentazione: Ogni audit richiede l’accesso a una grande quantità di documenti, inclusi manuali di qualità, procedure operative, registri e prove di conformità.
- Monitoraggio dei processi: È necessario tenere traccia dei processi in tempo reale per assicurarsi che siano conformi agli standard richiesti.
- Rilevamento delle non conformità: Identificare, segnalare e correggere le non conformità in modo tempestivo è essenziale per mantenere la certificazione.
- Coordinamento dei team: Gli audit coinvolgono diversi dipartimenti e team, il che rende difficile il coordinamento senza uno strumento adeguato.
Come una piattaforma BPM facilità l’audit
Automatizzazione dei flussi di lavoro
Una piattaforma BPM permette di automatizzare i processi di audit e i relativi flussi di lavoro. Grazie alla capacità di modellare i processi, è possibile creare flussi di lavoro predefiniti per ogni fase dell’audit, dalla raccolta dei dati alla segnalazione delle non conformità e alla generazione dei report finali. Ciò riduce la possibilità di errori umani e aumenta la velocità e l’efficienza del processo.
Centralizzazione della documentazione
Una delle principali funzionalità delle piattaforme BPM è la gestione documentale. Tutti i documenti necessari per l’audit (manuali, registri, certificati, rapporti) possono essere centralizzati all’interno del sistema, rendendoli facilmente accessibili a tutti i membri del team coinvolti nel processo. Questa centralizzazione facilita la revisione e l’aggiornamento delle informazioni, oltre a garantire che tutti i documenti siano versionati e aggiornati in tempo reale.
Monitoraggio in tempo reale dei processi
Le piattaforme BPM offrono funzionalità avanzate di monitoraggio e reporting in tempo reale. Ciò significa che i manager e i responsabili qualità possono avere una visione chiara e immediata dello stato dei processi aziendali e della loro conformità agli standard. Gli strumenti di reporting integrati consentono di generare report di audit accurati e aggiornati con pochi clic, riducendo significativamente il tempo necessario per preparare la documentazione.
Gestione delle non conformità
Identificare e risolvere rapidamente le non conformità è cruciale per mantenere la certificazione di qualità. Con una piattaforma BPM, è possibile impostare avvisi e notifiche automatiche quando viene rilevata una non conformità. Inoltre, la piattaforma può guidare i team attraverso un processo predefinito per la gestione delle azioni correttive, assicurando che ogni fase venga completata nei tempi e nei modi previsti.
Audit trail e tracciabilità
Una caratteristica fondamentale delle piattaforme BPM è la possibilità di mantenere un audit trail dettagliato, che tiene traccia di tutte le modifiche, azioni e decisioni prese durante il processo di audit. Questa tracciabilità garantisce che ci sia sempre una prova documentata di ogni passaggio, facilitando la revisione da parte degli auditor esterni e riducendo il rischio di non conformità.
Integrazione e collaborazione tra i team
Le piattaforme BPM favoriscono la collaborazione tra i vari dipartimenti coinvolti nell’audit. Grazie a funzioni di comunicazione integrata e a dashboard condivisi, i membri del team possono collaborare in modo più efficace, garantendo che tutte le attività siano svolte in modo coordinato. Inoltre, la piattaforma consente di assegnare ruoli e responsabilità chiari, migliorando la trasparenza e il coordinamento delle attività.
Conclusione
L’utilizzo di una piattaforma di Business Process Management per le attività di audit legate alla certificazione di qualità offre numerosi vantaggi, tra cui la centralizzazione dei dati, la tracciabilità delle attività, l’automazione dei processi e una migliore gestione delle non conformità. Implementare una soluzione BPM consente, quindi, alle aziende di semplificare i processi di audit, ridurre i tempi e i costi associati e garantire una conformità continua agli standard di qualità, contribuendo così a mantenere la competitività e la reputazione sul mercato.
Jamio openwork 4.8: il video tutorial sul nuovo Organization Manager
Con la recente versione Jamio openwork 4.8, la gestione della struttura organizzativa di una soluzione Jamio è ora completamente full web.
L’editor per la modellazione e gestione è accessibile per ogni area di lavoro Jamio tramite l’Admin Console. Per facilitare l’uso rapido ed efficace dello strumento web-based, abbiamo realizzato un tutorial che spiega come modellare e gestire una struttura organizzativa utilizzando i tool dell’ Admin Console.
Questo è il primo di tanti contributi video che guideranno, passo passo, nella modellazione delle soluzioni Jamio, che saranno presto disponibili attraverso la nuova Jamio openwork Academy.”
"Sicurezza del Laboratorio e dell’Industria Chimica"
Il contributo di Openwork per il progetto Secure Safe Apulia
Giovedì 26 settembre si è tenuto un webinar informativo sui risultati originati dal progetto “Secure Safe Apulia” in ambito Chemical Defense.
L’evento online dal nome “Sicurezza del Laboratorio e dell’Industria Chimica” è stato occasione di approfondimento delle minacce provenienti dal digitale e relative soluzioni per il settore, nonché per la presentazione di un prototipo di prevenzione in risposta ai rischi cyber, chimici e fisici.
“Secure Safe Apulia”, infatti, è un progetto bandiera del Distretto Produttivo dell’Informatica Pugliese (finanziato dalla Regione Puglia) che mira a diffondere conoscenza, metodi, e strumenti per una efficace gestione Cyber-Fisica del rischio; un progetto che ha visto un partenariato di imprese quali MACNIL, OPENWORK, SYSMAN ed EUSOFT con la partecipazione di tre atenei pugliesi, l’Università degli Studi di Bari, il Politecnico di Bari, l’Università del Salento.
Il digital event, in particolare, ha focalizzato l’attenzione sulla Chemical defense, ambito di interesse del partner Eusoft, con cui Openwork ha collaborato per la definizione del modello organizzativo a supporto dei piani di risposta e di prevenzione con approccio tecnologico no-code.
