Gestire in maniera efficiente un processo documentale ha un impatto positivo su tutta l’organizzazione del lavoro in azienda. Snellire il workflow documentale e, di conseguenza, evitare intoppi nella gestione dei documenti, migliorando la comunicazione tra i diversi livelli aziendali e garantendo un costante monitoraggio dell’avanzamento delle operazioni, con feedback puntuali alle varie parti coinvolte, permette di svolgere le attività in maniera più rapida con risparmio di costi e miglioramento delle performance. Una condizione che è possibile concretizzare attraverso l’automatizzazione, per esempio, introducendo soluzioni di business process management che sfruttano tecnologie, come automatismi e forme di intelligenza artificiale, per fornire un valido supporto agli operatori umani. Proprio questo contesto offre l’occasione per approfondire i vantaggi dei modelli di business process management, entrando nel merito del valore aggiunto concreto che tali soluzioni apportano alla gestione documentale.
Workflow documentale, perché è importante digitalizzare
La gestione di un workflow documentale non è solo una pratica necessaria di natura prettamente burocratica e amministrativa, da svolgere in maniera obbligatoria e quasi routinaria. Al contrario, è fondamentale considerarne l’importanza strategica per migliorare l’efficienza nell’erogazione dei propri servizi, puntando a un incremento della performance in adeguamento ai KPI e con l’obiettivo di impatti positivi sugli stakeholder.
Un messaggio di posta elettronica non letto, un allegato non condiviso in sicurezza, un documento smistato all’ufficio sbagliato, possono sembrare piccoli errori di poco conto, ma in realtà non sono da escludere conseguenze legali ed economiche altamente dannose per l’azienda e i propri interlocutori. Accrescere la propria consapevolezza riguardo l’importanza di un workflow documentale gestito ad hoc è il primo step per affrontare l’operatività in maniera più efficace. La digitalizzazione delle procedure in questo ambito offre grandi possibilità:
- Semplificazione delle procedure, grazie all’automatizzazione che solleva il personale umano da sforzi operativi complessi, come lo smistamento manuale di un gran numero di documenti;
- Riduzione dei tempi di gestione delle pratiche, in quanto l’ottimizzazione delle fasi del workflow documentale attraverso la tecnologia permette di svolgere in maniera più veloce il lavoro. Ne conseguono anche meno costi organizzativi;
- Più sicurezza: si riduce la possibilità di commettere errori umani. Inoltre, la gestione automatizzata permette di condividere documenti e allegati in maniera sicura tra colleghi e di offrire garanzie sul piano della compliance alle normative sia in materia di gestione documentale che di tutela dei dati.
Questi risultati si possono ottenere applicando in maniera puntuale modelli di business process management, attraverso soluzioni informatiche di business process operation and automatization.
Un workflow documentale ottimizzato: l’esempio di un’agenzia assicurativa
Introdurre una soluzione che consenta di applicare la metodologia prevista dai paradigmi di business process management permette di svolgere in maniera più facile ogni singola fase del del workflow documentale. Per capire come in concreto questo sia possibile, prendiamo l’esempio di un’agenzia assicurativa. Si tratta di una realtà dove ogni giorno si riceve un’ingente quantità di documenti, da parte di intestatari di polizze, potenziali acquirenti di prodotti, legali e altri portatori di interessi.
La gestione della grande mole di documentazione rappresenta uno sforzo operativo di notevole entità, soprattutto se gestito manualmente dagli operatori. Il rischio di commettere errori è molto elevato. Implementando una soluzione che digitalizzi il processo invece, una prima analisi della documentazione viene svolta in modo automatico. Attraverso innovazioni come il deep learning e la metadatazione dei file, per esempio, il sistema può comprendere quale sia il tema della comunicazione e indirizzarla alla persona o all’ufficio competente: nella realtà di un’assicurazione, la documentazione può essere inviata all’ufficio sinistri, o alle vendite o all’HR, dopo un’attenta analisi del contenuto nonostante la differenza di formato in cui si presentano i dati.
Dopo lo smistamento, la soluzione permetterà di attuare un monitoraggio costante della situazione di avanzamento dell’attività, inviando notifiche e feedback informativi in modo che le persone coinvolte siano sempre allineate. Nel nostro esempio, non solo quindi l’ufficio sinistri saprà a che punto è l’istanza, ma qualunque operatore potrà accertare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento dell’attività, per fornire così puntuali informazioni ai clienti e verificare l’adeguamento alle tempistiche di gestione previste dagli organi di controllo.
Il flusso di lavoro in generale diventa più veloce e semplice, l’erogazione del servizio di conseguenza migliora. Oltretutto, raccogliendo e analizzando i dati del flusso documentale, sarà possibile avere un quadro completo della propria attività, per valutare i punti di forza e quelli carenti e indirizzare in modo strategico investimenti e operazioni organizzative.
Un workflow documentale gestito attraverso un modello coerente di business process management permette così un sensibile miglioramento non soltanto nell’esecuzione concreta delle attività, ma anche nella loro pianificazione. Si crea così un sistema che in qualche modo si autoregola, abilitando una gestione proattiva e decisamente più efficiente di pratiche potenzialmente dispendiose e labor-intensive.
