Il Caso di Successo di Pròdeo S.p.A.
Nel settore della gestione documentale, l’ottimizzazione dei processi rappresenta una sfida cruciale per le aziende che gestiscono grandi volumi di documenti cartacei e digitali. Una sfida sposata da Pròdeo S.p.A., azienda attiva dal 1985, che si è affermata come partner strategico per aziende e Pubbliche Amministrazioni, offrendo servizi di gestione dell’intero ciclo di vita degli archivi documentali.
Con l’avvento della digitalizzazione, infatti, le organizzazioni si trovano ad affrontare la necessità di gestire in modo sicuro, efficiente e conforme alla normativa un patrimonio documentale in continua evoluzione. Per aziende come Pròdeo, che operano nel settore da decenni, l’innovazione non è solo una scelta strategica, ma una necessità per rispondere alle nuove esigenze del mercato e garantire un servizio sempre più efficiente ai propri clienti.
Le sfide operative di Pròdeo
Per far fronte a queste esigenze, l’azienda ha strutturato i propri servizi in quattro fasi principali, che coprono l’intero ciclo di vita della gestione documentale:
Presa in carico e custodia dei documenti: Pròdeo garantisce la sicurezza e la conformità normativa della documentazione, attraverso depositi archivistici attrezzati per la conservazione di materiale sia cartaceo che digitale. La protezione dei dati e il rispetto delle normative sulla privacy sono elementi fondamentali in questa fase, in cui la gestione corretta delle informazioni può avere un impatto diretto sulla continuità operativa delle aziende clienti.
Riordinamento e catalogazione informatica: L’organizzazione e la digitalizzazione dei documenti sono passaggi essenziali per assicurare un accesso rapido e sicuro alle informazioni. Questa fase rappresenta una sfida significativa, poiché richiede un’infrastruttura tecnologica adeguata per garantire che i documenti siano facilmente reperibili e consultabili quando necessario.
Ricerca e consegna dei documenti: La richiesta di accesso ai documenti, sia in formato cartaceo che digitale, deve avvenire in maniera rapida ed efficiente. Per rispondere alle esigenze dei clienti, Pròdeo si occupa della consegna attraverso modalità sicure, come l’invio tramite PEC o la spedizione fisica. Tuttavia, il processo tradizionale presentava delle criticità, tra cui la gestione manuale delle richieste via e-mail e la verifica dell’effettiva presenza dei documenti in archivio.
Scarto e distruzione della documentazione: Una gestione efficace degli archivi prevede anche lo smaltimento dei documenti non più soggetti ad obbligo di conservazione. Questa operazione deve avvenire in conformità con le normative vigenti, garantendo la riservatezza dei dati sensibili e assicurando che l’eliminazione dei documenti avvenga in modo sicuro ed ecosostenibile.
Nel tempo, l’evoluzione tecnologica ha evidenziato alcune criticità nei processi di gestione, tra cui:
Frammentazione delle attività e inefficienze operative.
Utilizzo di soluzioni separate per la gestione dei diversi aspetti del document management.
Comunicazioni basate su e-mail, con problematiche di sicurezza e privacy.
Difficoltà nel monitoraggio delle attività, con il rischio di contenziosi sugli SLA.
L’innovazione digitale nei processi documentali con Jamio openwork
Per superare queste criticità, Pròdeo ha adottato una piattaforma cloud-based che integra in un’unica soluzione la gestione dell’archivio documentale, il back-office e le richieste degli utenti. La nuova applicazione ha permesso di:
Digitalizzare i flussi operativi, semplificando le procedure.
Guidare gli utenti nelle attività con un sistema proattivo e strutturato.
Garantire la sicurezza e la privacy grazie a policy di accesso basate su ruoli e profili.
Tracciare ogni attività per un controllo preciso degli SLA e l’ottimizzazione dei processi.
Supportare la conformità al GDPR, offrendo strumenti avanzati per la protezione dei dati.
I Benefici Tangibili della Trasformazione Digitale
Grazie all’adozione della nuova piattaforma, Pròdeo ha ottenuto risultati concreti:
Efficientamento operativo con un miglioramento delle performance del 15%.
Riduzione dei tempi di implementazione, grazie a un approccio no-code che ha consentito la realizzazione della soluzione in poche settimane.
Maggiore soddisfazione dei clienti, sempre aggiornati in tempo reale sullo stato delle loro richieste tramite un’interfaccia accessibile da qualsiasi browser.
La visione di Pròdeo
Secondo Piero Cosoli, Chief Operating Officer di Pròdeo, l’elemento distintivo della soluzione adottata è stato il concetto di organizzazione estesa, che ha permesso una collaborazione diretta tra l’outsourcer e i suoi clienti. Questo approccio ha trasformato i clienti da soggetti passivi a attori attivi nei processi, con vantaggi sia per Pròdeo, che ha potuto alleggerire il carico di back-office, sia per i clienti, che hanno acquisito un maggiore controllo sulle proprie richieste e sugli SLA.
L’esperienza di Pròdeo dimostra come l’adozione di una piattaforma innovativa e un approccio no-code possano generare un impatto significativo nella gestione documentale, migliorando efficienza, sicurezza e collaborazione tra organizzazioni.
