Da settanta a soli sette giorni? Questa è la sfida sui tempi di realizzazione di un workflow documentale nuovo, ovvero rivedere un processo in modo innovativo abilitando servizi digitali e, quindi, procedure operative più snelle. Usando tecnologie di sviluppo tradizionali, ci possono voler mesi per raggiungere un primo risultato. Sfruttando la piattaforma no-code Jamio Openwork, invece, la trasformazione digitale è decisamente più veloce e avviene in pochi giorni.
L’approccio no-code consente di realizzare applicazioni senza conoscere i linguaggi di programmazione. La piattaforma guida l’utente nell’uso del software per creare un nuovo workflow documentale all’insegna di maggiore produttività ed efficacia sul mercato ed è a disposizione anche di chi non ha competenze tecniche. Ecco quali sono i 7 passi da compiere per costruire un workflow documentale servendosi di una piattaforma no-code.
1. Individuare l’esigenza
La spinta al rinnovo dei processi parte solitamente da un problema o dalla necessità di far fronte a una difficoltà. Può trattarsi di un’esigenza pratica, come velocizzare l’approvazione di un ordine di acquisto o implementare un metodo di lavoro che agevoli la produttività aziendale. Ugualmente, per essere più efficienti, è possibile dover rinnovare un processo importante come quello che riguarda la modalità di inserimento degli ordini da parte dei commerciali offrendo, per esempio, la possibilità di gestirli direttamente dal proprio dispositivo mobile di fronte al cliente.
2. Disegnare il nuovo workflow documentale
Per far sì che l’azienda implementi un nuovo workflow documentale, è necessario riunire delle figure professionali specifiche: oltre al CIO ed eventualmente al top management, è fondamentale coinvolgere i responsabili della business unit su cui si sta lavorando. Ciascun attore del processo potrà spiegare cosa è stato fatto sino a quel momento, quali sono le criticità emerse, i ritardi o i colli di bottiglia nella lavorazione e come si dovrebbe agire in futuro per creare al meglio un nuovo workflow documentale.
3. Realizzare l’applicazione
La piattaforma no-code Jamio supporta l’user durante tutto il percorso di realizzazione dell’applicazione multilayer, che si trova alla base del nuovo flusso documentale. La soluzione mette a disposizione tutti gli elementi necessari suggerendo gli step da compiere senza affrontare nessun problema legato all’architettura IT. Diventa possibile modellare i workflow con semplicità e associare regole di comportamento di dati e informazioni, in modo che il processo sia il più fluido possibile e l’intervento umano venga ridotto al minimo. Inoltre, Jamio offre tantissime soluzioni già pronte e scaricabili da GitHub.
4. Realizzare un Proof of Concept (PoC)
Successivamente, si passa alla creazione di Proof of Concept (PoC) per testare sul campo il funzionamento del servizio – per esempio, da parte di un gruppo di persone coinvolte nel processo. Si tratta, infatti, di un prototipo utile a verificare la fattibilità del flusso, così da comprendere se sono necessarie delle modifiche prima del lancio dell’applicazione nell’ecosistema IT aziendale, solitamente caratterizzato da molteplici software.
5. Effettuare le integrazioni necessarie
Quando il servizio è pronto per essere implementato nell’organizzazione, si procede con le integrazioni necessarie affinché tutto funzioni in modo automatico. La piattaforma Jamio si integra perfettamente con i principali database e, più in generale, con i più diffusi applicativi dell’ecosistema informatico. In questo modo, si potranno trasferire in modo efficace nel sistema tutti i dati utili allo svolgimento dei processi.
6. Implementare la soluzione e formare il personale
Una volta perfezionata l’applicazione in relazione all’utilizzo dei vari profili professionali che vi hanno avuto accesso in una vera e propria logica user-driven, può essere finalmente proposta a tutti gli utilizzatori finali. Segue poi una fase di formazione del personale, che dovrà cambiare gradatamente le modalità di lavoro in virtù del nuovo workflow documentale.
7. Allineare l’applicazione in base ai feedback ricevuti
Dopo una prima fase di rodaggio e in base ai feedback ricevuti, i responsabili del servizio possono rendersi conto di dover correggere il tiro, in modo da ottimizzare il più possibile il workflow documentale realizzato. L’applicazione creata con la piattaforma no-code Jamio è facilmente modificabile e può essere perfezionata rapidamente: la personalizzazione in base alle esigenze aziendali è fondamentale per ottenere dei vantaggi tangibili, come accaduto per il caso di successo di Messina Line.
Lungo tutte le fasi di sviluppo e, successivamente, di manutenzione del servizio, la velocità e la semplicità d’uso di Jamio openwork favoriscono un deciso risparmio sui costi e l’aumento della produttività. Inoltre, la possibilità di modificare l’applicazione senza attendere l’intervento dell’IT aiuta l’organizzazione a rispondere in maniera tempestiva alle nuove esigenze – siano esse interne o esterne – ma anche in caso di entrata in vigore di nuove normative o cambiamenti del mercato.
