La gestione documentale basata su un’infrastruttura cloud permette ad aziende e professionisti di risparmiare. I vantaggi della digitalizzazione dei processi riguardano diversi aspetti dell’operatività, dalla flessibilità alla possibilità di lavorare da remoto in sicurezza, alla rapidità e allo snellimento del workflow. Tutti, però, sono riconducibili a un risparmio di costi che, altrimenti, servendosi per esempio di gestionali in house, lieviterebbero. Vediamo in particolare tre benefici in termini di risparmio di budget riconducibili alla gestione documentale in cloud.
1. Scalabilità: i benefici della gestione documentale in cloud
Una delle caratteristiche che rende il cloud la soluzione più adatta da implementare per un’efficace gestione documentale, è la scalabilità. Questa peculiarità rende il cloud un sistema molto flessibile e personalizzabile: può adattare la propria struttura a un incremento o un calo di lavoro e, più in generale, a qualsiasi esigenza dell’utente. È evidente che ciò comporta un importante risparmio di costi, perché si spenderà per quanto effettivamente si è usato il sistema, secondo le variazioni nel corso del tempo e non in base a parametri fissi e assoluti.
Non solo: l’adattamento avviene in maniera rapida. Per cui, se improvvisamente ci dovesse essere un aumento dell’operatività, il sistema in cloud sarà in grado di gestirlo senza bloccarsi, in maniera agile e automatica. In questo modo non ci saranno intoppi nel workflow documentale, tutto il lavoro potrà sempre essere svolto in maniera fluida e veloce senza interruzioni o ritardi che possono comportare spese extra non preventivate.
2. Gestione documentale, meno costi operativi con il cloud
La gestione documentale in cloud, poi, permette di risparmiare sul fronte delle spese legate all’operatività del sistema: il costo d’acquisto, per esempio, oppure la manutenzione e, ancora, l’installazione. A differenza di un sistema on premise, quindi basato su server fisici, l’impalpabile architettura cloud permette la gestione e l’accesso completamente da remoto. Se ci sono problemi – come, ad esempio, malfunzionamenti – il supporto tecnico del provider potrà connettersi per verificare la situazione e proporre soluzioni, senza doversi recare in loco, aumentando i costi a carico dell’utente.
Lo stesso vale per il fronte della sicurezza, un aspetto che oggi rappresenta una priorità e non è possibile ignorare. Con la gestione documentale in cloud ci sono maggiori garanzie per la tutela delle informazioni trattate e dei dati personali, in quanto il servizio si appoggia a data center strutturati e ben monitorati dal provider, secondo rigide regolamentazioni. Una situazione ben diversa dal salvare un documento sul proprio desktop, con il rischio che vada perso o sottratto illecitamente. Con l’assicurazione di una completa compliance alle normative, in primis il regolamento europeo sulla data protection GDPR si riducono i costi legati agli incidenti di sicurezza, come i data breach, e al mancato adeguamento alle regole.
3. Meno costi organizzativi grazie alla gestione documentale in cloud
Adottando una soluzione di gestione documentale in cloud, diminuiscono anche i costi legati alle attività di ogni giorno. Il cloud permette di svolgere in maniera flessibile il lavoro legato a ogni fase della gestione documentale: la creazione, condivisione e conservazione del documento informatico, semplificando ogni parte dell’intero processo. Questo si concretizza in un minor sforzo richiesto al personale. Grazie al cloud, infatti, in qualsiasi momento e in qualunque luogo ci si trovi, si potrà condividere e gestire un documento, conferendogli valore legale grazie a soluzioni come la firma digitale, senza la necessità di recarsi di persona per queste incombenze. Con relativi eventuali costi legati a trasferte e straordinari.
L’integrazione con i sistemi aziendali poi, favorisce il flusso del lavoro e lo scambio dei dati in via completamente digitalizzata: stop quindi ai costi legati a carta e stampanti, con benefici per il budget aziendale e anche per l’ambiente.
Archiviazione documentale in cloud: tiriamo le somme
In conclusione, se il cloud viene considerato tra i principali enablers di innovazione tecnologica, qualche motivo c’è. Nello specifico, adottare un sistema di archiviazione documentale in cloud consente alle aziende un vero salto di qualità per quanto riguarda il trattamento dei documenti. Maggiore agilità nei workflow, compliance garantita nella gestione di dati sensibili e privacy, abilitazione di un modello paperless di organizzazione del lavoro. Questi sono solo alcuni dei benefici potenziali di una gestione cloud.
