Secondo quanto definito in economia aziendale, i processi aziendali consistono nell’insieme di attività che, interrelate tra loro, creano valore. Migliorare e ottimizzare la gestione di tali attività si traduce, quindi, nell’innalzamento dei risultati dell’organizzazione. Tanto più i business process saranno allineati alle strategie e agli obiettivi pianificati (e monitorati in tal senso) quanto più le funzioni aziendali, sfruttando metodologie e strumenti ad hoc, concorreranno a creare prodotti e servizi di successo sul mercato.
La tecnologia offre contributi preziosissimi per l’ottimizzazione dei processi aziendali o, eventualmente, reingegnerizzarli. Sono tantissimi, infatti, i tool disponibili per:
- analizzare la situazione;
- rappresentare i flussi di lavoro;
- agevolare lo scambio di idee e suggerire possibili interventi;
- supportare il cambiamento e verificarne l’efficacia in un’ottica di assestamento continuo.
È però fondamentale che tutto questo venga fatto in piena sicurezza e compliance: le informazioni su cui i processi sono basati devono essere messe al sicuro da minacce informatiche e rispondere a quanto richiesto dalle normative nazionali e internazionali.
Da questo punto di vista, una strategia di process improvement non può prescindere da un’adeguata valutazione e gestione del rischio, e deve naturalmente tenere nella giusta considerazione tanto le normative quanto le policies e linee guida interne. Non è pensabile altrimenti una ottimizzazione dei processi aziendali davvero efficace.
Process improvement: favorire l’ottimizzazione dei processi aziendali
Fare process improvement significa mettere a punto una ricetta di business che ha l’obiettivo finale di trasformare per step più o meno grandi la cultura e il modo di lavorare per raggiungere i propri traguardi. La tecnologia è uno dei fattori abilitanti a cui si deve affiancare tutto il lavoro di change management che serve per far sì che gli strumenti siano sfruttati da tutti nel miglior modo possibile.
Digitalizzare un business process significa compiere un’analisi del modo di agire, snellire i passaggi che possono essere semplificati grazie agli strumenti IT, automatizzare parte dei task. In pratica, si tratta di migliorare i processi aziendali in un’ottica di maggiore efficienza, ma non solo.
La tecnologia consente di raccogliere, omogeneizzare e rendere immediatamente fruibili i dati necessari per lavorare. Dalla correlazione di tali dati – facilitata da software appositamente progettati – è possibile ottenere informazioni preziose per capire come sia giusto procedere per avere performance sempre migliori. Piattaforme di big data analysis sono in grado di presentare linee strategiche elaborate in base alle reali opportunità che possono verificarsi in azienda e sul mercato, svolgendo un ruolo di primo piano nella costruzione di strategie.
Process improvement: ottimizzazione dei processi aziendali in piena sicurezza
Lavoro in mobilità, smart working, nuove dinamiche produttive che prevedono, tra l’altro, il coinvolgimento di team a livello internazionale: a seguito di tutto questo, gli ambienti operativi sono mutati radicalmente. Le reti sono fluide, le fonti di dati innumerevoli (basti pensare all’IoT – Internet of things e all’Industrial IoT) e una tra le più grandi sfide delle aziende è rappresentata dalla sicurezza e dalla privacy.
Più nello specifico, il process improvement è fondamentale tenere presente la prevenzione o comunque la minimizzazione dei rischi. Dal punto di vista dell’IT si deve considerare quali sono le risorse sensibili e attuare tutte le policy necessarie per proteggerle. Le politiche e le misure di monitoraggio e sicurezza devono estendersi a tutta la filiera di appartenenza, dato che i workflow contemplano sempre più l’interscambio di dati e documenti anche con partner e fornitori.
Come assicurare la compliance dei processi aziendali con il Security by design
Strumenti software evoluti, progettati in ottica di sicurezza, sono alleati imprescindibili per definire processi il più possibile al riparo da vulnerabilità e compliance alle normative. A quest’ultimo proposito, l’ideale è che nella scrittura del codice adottato sia seguito il principio di security by design così come indicato nel Regolamento europeo sulla data privacy GDPR. Tale concetto, in sintesi, riguarda la capacità di rilasciare servizi progettati con l’intenzione di prevenire il più possibile problemi legati all’inadempienza normativa.
In sintesi, adottare una piattaforma software sicura per migliorare i processi aziendali genererà in azienda, quindi, una riduzione delle ridondanze: ciascuna mansione verrà inquadrata e valutata nel sistema complessivo in modo da razionalizzare il più possibile i flussi di lavoro. Risulterà, inoltre, migliorata la comunicazione e, in generale, la condivisione della conoscenza.
Tutto questo contribuirà a creare una organizzazione più agile e flessibile, capace di rispondere alle sfide competitive e reagire ai mutamenti di mercato. Nel pieno rispetto dei parametri di sicurezza e compliance.
