Una piattaforma di collaborazione, e nello specifico una soluzione in cloud, è il prerequisito fondamentale per poter contare su una gestione condivisa dei dati e avervi accesso sempre e ovunque, anche in mobilità. Ed è proprio sulla base di questo presupposto che si sviluppa concretamente il concetto di ufficio diffuso.
Mediante una piattaforma di collaborazione è possibile gestire le attività di business e gli interi processi. In un’unica area di lavoro centralizzata possono, infatti, essere messi a disposizione di tutti informazioni, documenti e comunicazioni. Avere uno strumento che offre a ciascuna persona coinvolta in un certo lavoro e ai responsabili una visione completa dei workflow, si traduce per l’organizzazione nella preziosa opportunità di verificare in tempo reale lo stato di avanzamento dei task, l’allineamento rispetto agli obiettivi e, da un punto di vista più pratico, le priorità su cui concentrarsi, quale sia la più corretta allocazione delle risorse e così via.
Una piattaforma di collaborazione è, inoltre, basilare per il lavoro ibrido, in quanto rappresenta il contenitore da cui attingere il necessario per svolgere le proprie mansioni al di fuori dell’ufficio, mantenendosi, tra l’altro aggiornati rispetto al lavoro degli altri colleghi che stanno cooperando a progetti comuni.
Cos’è l’ufficio diffuso e che supporto offre una piattaforma di collaborazione
Il concetto di ufficio diffuso esprime un nuovo modo di lavorare che va oltre i muri di una stanza per occupare tutta la sede aziendale ed espandersi sino ad arrivare nelle case delle persone, consentendo di restare sempre connessi e operativi come se si fosse in uno workspace tradizionale.
La pandemia, con gli obblighi di distanziamento sociale che ne sono derivati, ha abbattuto tanti ostacoli culturali relativi allo smart working. L’Osservatorio Smart working del Politecnico di Milano ha, infatti, indicato che, nonostante la campagna vaccinale stia facendo diminuire il numero degli smart worker, ci si aspetta che nel post pandemia vi saranno 4,38 milioni di lavoratori agili che adottano formule ibride, con 2 o 3 giornate in smart working alla settimana.
Piattaforma di collaborazione: parole d’ordine Cloud e integrazione
Premesso che per costruire uno spazio (virtuale) di questo tipo servono device hardware (pc, tablet, eventualmente cuffia e telecamera) e connettività, è poi imprescindibile avere una piattaforma di collaborazione per mettere garantire ai lavoratori applicazioni e risorse. Per far questo, la piattaforma di collaborazione dovrà avere tra i propri requisiti principali, sicuramente uno dei protagonisti assoluti degli ultimi tempi: il Cloud. La “Nuvola” è quello che permette alla piattaforma di essere sempre aggiornata e rende agevole il lavoro da remoto e in mobilità. Inoltre, una piattaforma di collaborazione in Cloud non richiede infrastrutture proprietarie ma viene utilizzata “as a Service”: viene erogata come servizio da un vendor specializzato in questo settore che si occupa della manutenzione e dell’evoluzione della soluzione.
Secondo requisito imprescindibile per una piattaforma di collaborazione è che sia integrabile. Una piattaforma di collaborazione deve poter dialogare con tutti gli applicativi aziendali dall’ERP al CRM (passando, nel caso vi siano, per software di PLM – Product lifecycle management, sistemi IoT – Internet of Things eccetera) in modo da poter rendere disponibile tutto quel che occorre a ciascun collaboratore.
Flessibile, tecnologicamente avanzata e sicura
Per creare un ufficio diffuso che si adatti appieno alle modalità operative di ogni organizzazione, serve che la piattaforma di collaborazione sia facilmente personalizzabile per essere velocemente adottata e non richiedere elevate competenze specifiche per il suo uso. Per questo, deve offrire agli utilizzatori massima flessibilità di fruizione, per permettere l’utilizzo a qualsiasi funzione aziendale, senza sovraccaricare oltre l’IT.
Un plus che caratterizza e distingue una piattaforma di collaborazione dalle altre, poi, è la componente tecnologica. Funzionalità di automazione di processi o parte di processo (quali attività a basso valore aggiunto o di routine) e intelligenza artificiale, per esempio per correlare e quindi ottenere informazioni dai dati, rendono la piattaforma di collaborazione un fattore competitivo dal punto di vista della produttività e di una maggiore efficienza complessiva.
In ultimo, ma non per importanza, c’è da considerare il fattore sicurezza: un ufficio diffuso è protetto e, a sua volta tiene al sicuro il patrimonio informativo aziendale, quando la piattaforma di collaborazione in cloud è un servizio erogato da data center sicuri e permette di implementare policy e regole di accesso ad hoc per ciascun profilo professionale impiegato in azienda.
