Puntare all’ottimizzazione dei processi di business attraverso l’automatizzazione e la trasformazione digitale delle attività di gestione del flusso di lavoro: è questo il fulcro delle soluzioni di workflow management, in grado di rivoluzionare in modo concreto l’operatività quotidiana in azienda.
Già, workflow management: cos’è? La traduzione letterale è quella di “gestione flusso di lavoro” e identifica più concretamente tutti i sistemi, digitali e non, che mirano a organizzare meglio i diversi passaggi in cui si articola una procedura aziendale come un’offerta commerciale o un ordine di acquisto. Questi processi sono generalmente standard e ripetitivi, e per questo possono essere resi più efficienti con una gestione più attenta e con i giusti applicativi.
Intervenendo direttamente sui flussi documentali, approvativi e di comunicazione, è possibile infatti velocizzare le procedure, ridurre i costi correlati e, più in generale, aumentare l’efficienza nell’erogazione dei propri servizi con soddisfazione dei propri clienti e dei vertici. Il personale sarà sollevato dallo sforzo legato a pratiche secondarie, come lo smistamento dei documenti, ricavando maggiore tempo per attività più cruciali.
Quali sfide superare con il workflow management
Nell’ambito delle attività di pianificazione e gestione delle risorse in azienda, il flusso documentale è estremamente variegato e consistente. Di conseguenza, anche le attività di basso valore aggiunto correlate a questo contesto – come, per esempio, lo smistamento agli uffici competenti, le verifiche, la raccolta e l’archiviazione dei dati – se svolte in maniera tradizionale dagli operatori possono richiedere molto tempo, con conseguenti rischi di intoppi nell’iter organizzativo o nel fornire feedback richiesti. Le principali sfide da affrontare in queste attività sono riconducibili a:
- rendere più rapidi ed efficaci i processi documentali e di comunicazione, snellendo i flussi informativi;
- bisogno di interoperabilità tra i sistemi aziendali e di efficienza nella condivisione di informazioni e documenti, anche se ci si dovesse trovare fuori ufficio;
- contenere i costi di gestione gestione del flusso di lavoro;
- monitorare l’andamento del lavoro e tenere traccia delle attività;
- garantire la sicurezza dei dati in adeguamento al GDPR e la compliance alle normative specifiche di ogni settore.
Implementare i principi del business process management attraverso una soluzione di workflow management permette di superare questi ostacoli e trasformarli, anzi, in punti di forza, cambiando l’approccio operativo grazie alla digitalizzazione.
Come il workflow management rivoluziona il lavoro
Attraverso soluzioni di workflow management, i processi di business vengono digitalizzati e automatizzati, in modo che si riducano i tempi di organizzazione: per esempio, le pratiche vengono gestite e archiviate in maniera più rapida perché l’iter viene svolto dal sistema che po’ processare più informazioni alla volta.
Tra le rivoluzioni che il workflow management porta nell’ambiente di lavoro:
- l’integrazione con i sistemi e un’architettura in cloud consentono un’efficiente condivisione del materiale e dei dati, anche in smart working;
- i costi legati alla gestione del flusso di lavoro vengono contenuti e, più in generale, aumenta la trasparenza sulle voci di spesa grazie alla tecnologia;
- migliora l’aderenza ai KPI, in quanto l’efficienza dei processi viene incrementata;
- la compliance è garantita adottando una soluzione realizzata secondo i criteri della privacy by design, in ottemperanza al GDPR, e personalizzata sulle esigenze specifiche del settore di riferimento;
- si riducono i rischi di errore umano.
Workflow management: sicurezza e valorizzazione dei dati
L’adozione di una soluzione di workflow management porta con sé diversi vantaggi e, da non trascurare, una maggiore sicurezza di documenti e dati. Attraverso la digitalizzazione di processi come la condivisione e l’archiviazione dei documenti, i passaggi da un ambiente all’altro, come per esempio il transito nel sistema di conservazione digitale o tra colleghi, vengono svolti in automatico, senza bisogno di operazioni aggiuntive che possono creare margini di rischio. È, inoltre, sempre garantita la possibilità di monitorare in maniera costante i flussi, in modo da avere sempre sotto controllo la situazione e lo stato di lavorazione delle varie attività.
A ciò si aggiunge la valorizzazione dei dati raccolti e gestiti. Infatti, l’automatizzazione dei flussi consente un’efficace attività di analisi delle informazioni, anche destrutturate e provenienti da documenti di tipologie differenze, come tabelle, grafici, testi in linguaggio naturale, al fine di elaborarli e produrre materiale e report facilmente fruibili. In questo modo, si potrà abilitare la data driven governance, individuando quali sono i punti deboli e quali quelli di forza, capendo dove indirizzare maggiormente le proprie risorse in ottica strategica. Dunque, rappresenta un importante spunto di crescita.
