Ai sensi e per gli effetti dell’art.13 e dell’articolo 14 del Regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei Dati Personali, nonché alla libera circolazione di tali Dati (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito, anche GDPR).
Openwork dà grande importanza al diritto alla privacy e alla protezione dei tuoi dati personali. In questo documento (di seguito Informativa), redatto in applicazione della normativa di cui al regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati, c.d. GDPR) e il “Codice in materia di protezione dei dati personali” di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni, troverai tutte le informazioni per conoscere come Openwork tratta i tuoi dati personali.
1. Definizioni
Per tutte le definizioni si rimanda all’art. 2 delle Condizioni.
2. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei tuoi Dati personali è Openwork s.r.l. con sede legale in via Marco Partipilo n.38 – 70124 Bari. Per informazioni specifiche concernenti la gestione della privacy e per applicare i diritti relativi al trattamento dei Dati personali riepilogati in questa Informativa puoi contattare Openwork al seguente indirizzo email: privacy@openworkbpm.com.
3. Categorie d’interessati e dati personali raccolti
Openwork raccoglie i Dati personali dei suoi clienti, potenziali clienti, fornitori, contatti commerciali, utenti dei nostri siti web, dipendenti e potenziali dipendenti, dipendenti e collaboratori di altre organizzazioni che a vario titolo collaborano con la società stessa.
Nello specifico, i Dati personali raccolti appartengono alla categoria dei Dati comuni come e-mail, indirizzo, numero di telefono, ecc. Se i dati raccolti non sono elencati in questa Informativa, Openwork fornirà agli interessati (quando richiesto dalla legge) un’adeguata comunicazione di quali altri dati saranno raccolti e in che modo saranno utilizzati.
Ad eccezione di alcune informazioni richieste dalla legge, la decisione del Cliente di fornirci i suoi dati personali è volontaria, tuttavia essa si rende talvolta necessaria e indispensabile ai fini dell’esecuzione di contratti e forniture.
Generalmente Openwork non raccoglie Dati particolari o Dati giudiziari, nei casi eccezionali limitati in cui questo si renda necessario lo facciamo in conformità ai requisiti di legge sulla privacy e con il tuo consenso.
Se il Cliente fornisce i Dati personali di un’altra persona (ad esempio un referente della tua organizzazione), esso ha la responsabilità di garantire che tale persona sia informata delle informazioni contenute nella presente Informativa e che abbia fornito il consenso per la condivisione dei suoi Dati personali con Openwork.
I suddetti Dati personali sono forniti direttamente dal Cliente (ad esempio per ricevere informazioni sui prodotti o sottoscrivere un contratto di fornitura) o ottenuti indirettamente da terze parti come Autorità pubbliche, siti web pubblici e social media, fornitori e venditori.
4. Finalità del trattamento
I Dati personali conferiti, previa esplicita manifestazione del consenso da parte dell’Interessato, sono da Openwork trattati per l’esecuzione di contratti; per la fornitura/acquisizione di prodotti/servizi; per l’invio d’informazioni commerciali, corporate o di prodotto; per elaborare domande di lavoro on-line; per richiedere informazioni, anche telefoniche, relative alla qualità dei suoi servizi e/o prodotti ovvero relative alla disdetta/cessione dei medesimi; per soddisfare le richieste di white paper, articoli, newsletter o altro contenuto; per migliorare la tua interazione con Openwork; per gli adempimenti previsti dalla legge o richiesti dalle competenti Autorità.
5. Utilizzo dei dati personali per scopi di marketing
Oltre alle finalità di cui sopra utilizziamo i Dati personali del Cliente per scopi marketing. La maggior parte dei Dati personali raccolti per tale scopo si riferiscono a singoli dipendenti/collaboratori dei Clienti e Clienti di altre società con cui Openwork ha una relazione commerciale o partnership in essere. Informazioni di contatto possono essere ottenute anche da fonti pubbliche, inclusi contenuti resi pubblici sui siti web e social media, e sono finalizzate ad effettuare un primo contatto con un soggetto di interesse. Le seguenti sezioni descrivono come Openwork utilizza i Dati personali per fini marketing.
5.1 Comunicazioni via e-mail mirate: Openwork invia e-mail commerciali a persone fisiche afferenti i suoi clienti o altre società con le quali desidera sviluppare o mantenere un rapporto commerciale o di partnership in conformità con le leggi applicabili. I messaggi e-mail mirati includono in genere web beacon, cookie e tecnologie simili che consentono di sapere se l’utente apre, legge o elimina il messaggio e i collegamenti su cui è possibile fare clic. Quando si fa clic su un link in una e-mail di marketing inviata da noi Openwork registra quali pagine vengono visualizzate e quali contenuti scaricati dai siti web, anche se il destinatario non è registrato sul sito. Le e-mail mirate possono includere ulteriori informazioni sulla privacy dei dati, come richiesto dalle leggi applicabili.
5.2 Sistema di Customer Relationship Management (CRM): Come la maggior parte delle aziende, Openwork utilizza un applicativo per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Il CRM raccoglie Dati personali di persone fisiche afferenti singoli clienti e altre società con cui abbiamo in essere o si sviluppano relazioni commerciali e partnership. I Dati personali utilizzati per tali scopi includono informazioni di business, quali: informazioni pubblicamente disponibili (ad esempio ruolo aziendale e post pubblici sui siti di social media, se rilevanti ai fini commerciali), le risposte alle e-mail mirate (compresa l’attività web originata dai collegamenti nelle nostre e-mail), l’attività nei siti web degli utenti registrati e altre informazioni commerciali ottenute dai professionisti Openwork in base alle loro interazioni personali con gli Interessati. Si chiede al Cliente di contattare Openwork se desidera essere escluso dal CRM.
5.3 Combiniamo e analizziamo i Dati personali? Potremmo combinare dati provenienti da fonti disponibili pubblicamente e ottenuti dalle nostre diverse interazioni via e-mail, siti web e personali con gli Interessati. Combiniamo questi dati per migliorare l’interazione con Openwork e per svolgere le altre attività descritte nell’Informativa.
5.3 Diritti del Cliente in materia di comunicazioni marketing? Il Cliente può esercitare il diritto di impedire l’invio di comunicazioni marketing tramite le specifiche opzioni presenti sui moduli che utilizziamo per raccogliere i Dati personali o con i meccanismi di opt-out presenti nelle e-mail inviate da Openwork. È inoltre possibile esercitare il diritto di interrompere le comunicazioni marketing, in tal caso Openwork manterrà i dati personali minimi per tracciare la scelta del Cliente ed evitare di contattalo nuovamente.
6. Trasferimento a terze parti
Openwork si riserva la facoltà di trasferire Dati personali ad Autorità pubbliche e governative in adempimento agli obblighi previsti dalla legge o dai regolamenti e su richiesta dalle competenti Autorità. E’ possibile che Dati personali vengano trasferiti anche a terzi fornitori di Openwork per gestire ed eseguire la fornitura dei servizi o prodotti
Prima di procedere in tal senso, Openwork adotta le misure necessarie per garantire che i Dati personali siano protetti adeguatamente, come richiesto dalle leggi sulla privacy e il Trattamento di Dati Personali, dalle politiche interne di Openwork.
7. Conservazione dei dati
Openwork conserva i Dati personali solo per il tempo necessario mantenendo specifiche politiche e procedure di gestione e conservazione dei database, in modo che i dati personali vengano cancellati dopo un tempo ragionevole in base agli obblighi legali e contrattuali.
8. Diritti dell’interessato
Elenco dei diritti
L’Interessato ha diritto (nelle circostanze e alle condizioni, e fatte salve le eccezioni, stabilite dalla legge applicabile) a:
• ottenere informazioni su quali dati sono trattati dal Titolare;
• chiedere ed ottenere in forma tangibile i dati in possesso del titolare;
• ottenere la conferma dell’esistenza o meno di Dati personali che lo riguardano;
• richiedere una rettifica dei suoi Dati personali se imprecisi o incompleti;
• richiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
• richiedere l’attestazione che le operazioni di cui ai due punti precedenti sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati e diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestatamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
• opporsi al trattamento dei suoi Dati personali;
• richiedere la cancellazione dei suoi Dati personali anche laddove non risultassero più idonei per il trattamento;
• richiedere la limitazione del trattamento dei suoi Dati personali in modo che vengano elaborati solo in circostanze limitate, anche con il suo consenso.
• richiedere la portabilità dei suoi Dati personali ovvero il diritto a riceverne una copia in forma intellegibile o richiedere di trasmettere tali dati personali a un altro Titolare.
Nella misura in cui il trattamento dei Dati personali è basato sul tuo consenso, il Cliente ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento contattando Openwork via e-mail all’indirizzo privacy@openwork.it. Ciò non pregiudicherà il diritto di Openwork di elaborare i Dati personali ottenuti prima del ritiro del consenso, o il diritto di continuare parti del trattamento in base ad obblighi legali.
9. Utilizzo di prodotti Openwork da parte delle organizzazioni
I prodotti/servizi Openwork sono destinati a essere utilizzati dalle organizzazioni, ad esempio enti pubblici e aziende.
Se si afferisce a un’organizzazione che consente di accedere ai prodotti/servizi Openwork, l’utilizzo dei prodotti/servizi Openwork è soggetto ai criteri dell’organizzazione, se presenti. È necessario, pertanto, indirizzare le richieste d’informazioni sulla privacy, comprese le richieste di esercitare i propri diritti di protezione dei dati, all’amministratore dell’organizzazione.
Qualora l’organizzazione utilizzi i prodotti/servizi Openwork per archiviare o elaborare dati personali, l’organizzazione opera o come Titolare del trattamento, se è essa stessa responsabile dello scopo e delle modalità del trattamento, o come Responsabile del trattamento, se tratta i dati personali per conto di una terza parte.
In ogni caso Openwork si configura come Responsabile del trattamento in relazione ai Dati personali gestiti dall’organizzazione e non è pertanto responsabile delle pratiche relative alla privacy e al trattamento dei dati personali della stessa, che potrebbero essere diverse da quelle della Informativa.
Sui portali web www.openowrkbpm.com, www.jamio.com, instruments.jamio.com, players.jamio.com sono disponibili ulteriori condizioni sulla privacy dei dati come richiesto dalle leggi applicabili.
Se nonostante l’impegno e gli sforzi di Openwork per proteggere i tuoi Dati personali, si ritiene che i diritti alla privacy dei dati siano stati violati, si chiede al Cliente di contattare Openwork per risolvere qualsiasi reclamo.
Infine, si informa che è possibile rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali o ad altre Autorità competenti per qualsiasi reclamo derivante dal Trattamento dei tuoi Dati personali.
Rev 1.7 del 23/05/2023
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